Ajankohtaista
Kestävän kehityksen artikkelisarja – Kohti hiilineutraaliuutta
Ympäristöystävällisyys on keskeinen huolenaihe monille organisaatioille nyky-yhteiskunnassa. Pyrkimys hiilineutraaliuteen hidastaa ilmaston lämpenemistä ja vähentää sen haitallisia vaikutuksia, kuten äärimmäisiä sääilmiöitä, merenpinnan nousua ja ekosysteemien tuhoutumista, sillä hiilidioksidipäästöt ovat keskeinen tekijä ilmastonmuutoksessa.
Suomella on tavoite olla hiilineutraali vuoteen 2035 mennessä, pyrimme tavoitteeseen 15 vuotta aiemmin kuin EU kokonaisuutena. Tässä artikkelissa keskitymme siihen, mitä ratkaisuja me olemme Digital Office Companyssa tehneet pienentäen omaa hiilijalanj
lue lisää
Onko sinun tiimisi tehokas myös kotona?
Oletuksena etätyön tehokkuudelle on, että työntekijöillä on samat tekniset mahdollisuudet työntekoon niin kotonaan kuin toimistollakin. Dokumentinhallinnallisesti tämä varmistetaan sillä, että työntekijöillä on myös etätoimistolta pääsy kriittisiin asiakirjoihin riippumatta siitä, missä järjestelmässä niitä säilytetään. Etätyöskentelyssä dokumenttien nopean saatavuuden takaaminen voi kuitenkin olla vaikea tasapainottaa erilaisten turvallisuus- ja tiedonhallintavaatimusten kanssa.
Asiakirjojen saatavuuden lisäksi niiden jakaminen, muokkaaminen, hyväksyminen ja allekirjoittaminen ovat tärkeit
lue lisää
HR prosesseihin sujuvuutta tiedonhallinnalla
Vaikka henkilöstöhallinnon rooli muuttuu koko ajan laajemmaksi, kuuluu siihen edelleen suurimmaksi osaksi perinteisiä henkilöstöhallinnan tehtäviä, kuten rekrytointi, työntekijöiden työsuhteen, koulutuksen ja hyvinvoinnin tukeminen sekä osaamisen johtaminen. Koko henkilöstön hallinnoiminen kokonaisuudessaan vaatii rautaisen ammattitaidon lisäksi tehokkaan järjestelmän HR-toimintojen automatisointiin. Laajentuneen työnkuvan vuoksi rutiinitehtävien automatisointi tuo tehoa työhön.
Sekä HRMS että HRIS järjestelmiin voidaan integroida sen toimintoja tehostava tiedonhallinnan järjestelmä. Tehoka
lue lisää
Dokumentinhallinnalla tehoa etätyöhön
Muuttuva tilanne vaatii nopeaa reagointia
Monet sellaiset työroolit ja -tehtävät ovat nyt pakosta ja nopealla aikataululla siirtyneet etätehtäviksi, joita ei aiemmin ajateltu pystyttävän hoitaa etätyönä, kuten asiakaspalvelu. Varsinkin kun muutos tapahtuu näin yhtäkkisesti kuin se nyt on tapahtunut, ei kaikilla yrityksillä välttämättä ole tarpeeksi toimivia järjestelmiä, käyttöoikeuksia, välineitä tai valmiiksi mietittyjä etätyöprosesseja.
Etätyötilanne kestää pidempään kuin koskaan ajattelimmekaan – tilanne, joka laajuudellaan ylittää kaiken aiemmin digitaalisessa työympäristössä koetun.
lue lisää
Digital Office Company M-Filesin Premium Partneriksi!
Kolme vuotta sitten meillä Digital Office Companylla tehtiin päätös siirtyä perinteisestä kopio- ja monitoimilaitteiden kaupasta kokonaisvaltaisen tiedonhallinnan pariin. Vaikka tulostuksenhallinta on vielä osa DOCin liiketoimintaa, niin panostamme jatkuvasti enemmän ja enemmän tiedonhallinnan kehittämiseen ja myymiseen.
Vuonna 2018 solmimmekin partner -sopimuksen suomalaisen tiedonhallintatalo M-Filesin kanssa. M-Files onkin meille paras kumppani ei ainoastaan innovatiivisen ja rohkean kulttuurinsa vuoksi, mutta koemme myös M-Filesin tiedonhallintajärjestelmän olevan markkinoiden laajin, i
lue lisää
Lisätty todellisuus tiedonhallinnan tukena
Ensimmäisestä teollisesta vallankumouksesta on ainoastaan noin 250 vuotta, toisesta 150 ja kolmannesta vain parikymmentä. Nyt löydämme itsemme jälleen tilanteesta, jossa muuttuva teknologia robotteineen ja tekoälyineen on viemässä teollisuuden tuotantoprosesseja aivan uudelle tasolle. Kun kuvitellaan, millä vauhdilla teknologia on vienyt maailmaa eteenpäin jo vain viimeisen vuosikymmenen aikana, voidaan vaan hämmästellä sitä, kuinka tässä vauhdissa on mahdollista pysyä mukana tulevaisuudessa.
Tiedonhallinnalla tehokkuutta
Kun työnteon prosesseihin kaivataan tehokkuutta, voidaan lähteä liikke
Lue lisää
Arkistojen digitoinnilla kohti älykästä tiedonhallintaa
Monikanavaisen ja -laatuisen tiedon hallinta on haaste, joka tulee organisaatioille suuremmaksi vuosi vuodelta. Kuinka päästä käsiksi kaikkeen organisaatioilla olevaan, jopa liiketoiminnallisesti arvokkaaseen ja kriittiseen tietoon, jos ei tiedetä mitä tietoa on ja mistä se löytyy?
Analoginen ja digitaalinen pimeä tieto
Pimeä tieto voidaan jakaa kahteen eri lajiin: analogiseen ja digitaaliseen. Analoginen pimeä tieto tarkoittaa paperiarkistoja ja niissä makaavaa tietoa. Näissä arkistoissa oleva tieto on usein organisaatioille tärkeää, mutta sen hallinnoiminen vie sekä resurss
Lue lisää
Toimitusketju tehostuu tiedonhallinnan avulla
Teknologia tuo mukanaan kehitystä, ja oikein optimoitu ja älykkäästi johdettu tiedonhallinta tuo kilpailuetua myös kansainvälisellä tasolla. Tavoitteena on tuotantoprosessien tehostaminen ja tuotteiden markkinoille tuloajan merkittävä lyhentäminen. Tehostettu tuotantoprosessi, nopeus ja kustannustehokkuus auttavat pitämään tuotannon elinvoimaisena Suomessa.
Pimeä tieto + jäsennelty tieto = hallittu kokonaisuus
Teollisuuden työntekijät käyttävät keskimäärin 20-40 % työajastaan kokoamalla tietoa organisaation tietovarastoista ennen kuin he voivat edes aloittaa työn tekemisen. V
Lue lisää
Digitaalinen Suomi hallitsee tietoa
Gartnerin vuonna 2018 toteuttaman tutkimuksen mukaan organisaatioilla on käytössään keskimäärin kuusi erilaista tiedon säilytyspaikkaa. Varmasti kaikilla meillä on kokemuksia siitä, kuinka tarvittavaa tiedostoa ei haettaessa löydy. Useiden tallennuspaikkojen vuoksi tieto on hajallaan ja sirpaloituneena tuntemattomissa lokaatioissa; tämä tuo yrityksille kustannuksia työajan menetyksenä.
Pimeä tieto
Organisaatioille sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa oleva tieto, jota ei pystytä hallitsemaan, on pimeää tietoa. On arvioitu, että jopa puolet organisaatioilla hallussaan olevasta tiedo
Lue lisää
Kaupunkien asian- ja tiedonhallinta
Tämän kaltainen ajatus kuulostaa itsestään selvältä vuonna 2019, mutta valitettavasti ei sitä ole. Tehostaminen, kustannussäästöt, eri kustannuspaikkojen välinen hitaus ja byrokratia ovat syy siihen, miksi kaupunkien digitaalinen kehitys ei ole vielä huipussaan. Samalla ne ovat myös syitä siihen, miksi ehdottomasti pitäisi olla.
Paperiset tositteet, todistukset ja piirustukset ovat historiaa – allekirjoitukset, tiedotus, raportointi ja toiminta tapahtuu sähköisesti esimerkiksi mobiilissa. Tällöin tieto on kaikkien tavoitettavissa vuorokauden jokaisena hetkenä vuoden jokaisena päivänä,
Lue lisää