Digitalisaatio
Kestävän kehityksen artikkelisarja – Kohti hiilineutraaliuutta
Ympäristöystävällisyys on keskeinen huolenaihe monille organisaatioille nyky-yhteiskunnassa. Pyrkimys hiilineutraaliuteen hidastaa ilmaston lämpenemistä ja vähentää sen haitallisia vaikutuksia, kuten äärimmäisiä sääilmiöitä, merenpinnan nousua ja ekosysteemien tuhoutumista, sillä hiilidioksidipäästöt ovat keskeinen tekijä ilmastonmuutoksessa.
Suomella on tavoite olla hiilineutraali vuoteen 2035 mennessä, pyrimme tavoitteeseen 15 vuotta aiemmin kuin EU kokonaisuutena. Tässä artikkelissa keskitymme siihen, mitä ratkaisuja me olemme Digital Office Companyssa tehneet pienentäen omaa hiilijalanj
lue lisää
Kaupungin arkistojen digitoinnilla tila-, aika- ja resurssisäästöjä
Kunnat ja kaupungit ovat velvoitettuja säilyttämään erilaisia aineistoja ja asiakirjoja. Lisäksi kunnilla on velvollisuus luovuttaa pyydettäessä viranomaisten julkisia asiakirjoja. Viime vuosina työtä on helpottanut erilaiset verkkopalvelut, joiden avulla asiakas on itse päässyt suoraan toivomaansa asiakirjaan. Esimerkiksi sähköinen asiointipalvelu Lupapiste on vauhdittanut rakennuslupa-aineistojen digitointia. Samalla uudet palvelut ovat kuitenkin lisänneet painetta arkistojen kokonaisvaltaiseen digitointiin. Kuntien ja kaupunkien suurin digitointipaine koskee kymmeniä vuosia vanhoja dokument
lue lisää
Aidosti ymmärtävä teollisuuden kumppani
Suomalainen teollisuus on murroksessa, jossa erikoistuminen ja innovaatiot ovat isossa roolissa. Samalla tiedon määrä kasvaa nopeasti. Teollisuuden alalla tiedonhallinta vaatii systemaattista kehitystä, laadunhallintaa ja jatkuvaa muutosvalmiutta.
- Tiedon määrän kasvuun voi varautua oikeilla järjestelmillä, jotka toimivat saumattomasti keskenään. Automatisoimalla prosesseja vähennetään manuaalista työtä ja ehkäistään virheitä. Ajan säästö ja riskienhallinta parantavat yrityksen kilpailukykyä nyt ja tulevaisuudessa, kertoo DOCin myyntijohtaja ja teollisuusalan asiantuntija Joel Mati
lue lisää
Energia-ala kaipaa hallittua tiedonhallintaa
Fuusioitumiset, uudet kilpailijat, emoyhtiöistä erkaantuneita tytäryhtiöt ja digitalisoituminen ovat vaikuttaneet viime vuosikymmenien aikana paljon energia-alaan. Myös kumppaniverkosto ja yhteistyö eri toimijoiden välillä on laajentunut yhä suuremmaksi. Toimijoiden lisääntyminen erityisesti projekteissa on muuttanut tiedonhallinnan vaatimuksia: samaan tietoon pitää kaikilla olla pääsy samanaikaisesti.
On laskettu, että energia-ala tarvitsee noin 10 000 uutta henkilöä vuoteen 2030 mennessä. Vuositasolla tämä tarkoittaa 500–600 työntekijää. Pahimmassa tapauksessa työntekijöiden lisääntyminen
lue lisää
Tehokas dokumentinhallinta mobiililaitteilla: viiden kohdan tarkistuslista
Haloo haloo, anteeksi, oisko sulla hetki aikaa puhua tehokkaasta ajankäytöstä?
Suomalaiset ovat mobiilikansaa ja kiitos koko Suomen kattavien verkkoyhteyksien sekä ulkomaillakin toimivien datapakettien, kännykällä työskentely on tänä päivänä helpompaa kuin koskaan. Liikkuva työ ja jatkuvasti lisääntyvä tieto erilaisine järjestelmineen tuo kuitenkin haasteita dokumenttien hallinnassa, dokumenttien tietoturvallisessa jakamisessa sekä käyttöoikeuksissa.
M-Filesin julkaisemasta infograafista löytyy mielenkiintoisia lukuja tiedonhallinnan tasosta globaalisti ja muun muassa siitä, miten tietot
lue lisää
Onko sinun tiimisi tehokas myös kotona?
Oletuksena etätyön tehokkuudelle on, että työntekijöillä on samat tekniset mahdollisuudet työntekoon niin kotonaan kuin toimistollakin. Dokumentinhallinnallisesti tämä varmistetaan sillä, että työntekijöillä on myös etätoimistolta pääsy kriittisiin asiakirjoihin riippumatta siitä, missä järjestelmässä niitä säilytetään. Etätyöskentelyssä dokumenttien nopean saatavuuden takaaminen voi kuitenkin olla vaikea tasapainottaa erilaisten turvallisuus- ja tiedonhallintavaatimusten kanssa.
Asiakirjojen saatavuuden lisäksi niiden jakaminen, muokkaaminen, hyväksyminen ja allekirjoittaminen ovat tärkeit
Lue lisää
Dokumentinhallinnalla tehoa etätyöhön
Muuttuva tilanne vaatii nopeaa reagointia
Monet sellaiset työroolit ja -tehtävät ovat nyt pakosta ja nopealla aikataululla siirtyneet etätehtäviksi, joita ei aiemmin ajateltu pystyttävän hoitaa etätyönä, kuten asiakaspalvelu. Varsinkin kun muutos tapahtuu näin yhtäkkisesti kuin se nyt on tapahtunut, ei kaikilla yrityksillä välttämättä ole tarpeeksi toimivia järjestelmiä, käyttöoikeuksia, välineitä tai valmiiksi mietittyjä etätyöprosesseja.
Etätyötilanne kestää pidempään kuin koskaan ajattelimmekaan – tilanne, joka laajuudellaan ylittää kaiken aiemmin digitaalisessa työympäristössä koetun.
Lue lisää
Office 365 tehokkaampaan käyttöön M-Files integraatiolla
Office 365 on käytössä monissa, kaiken kokoisissa suomalaisissa yrityksissä sen laajojen ominaisuuksiensa sekä monipuolisten sovellustensa ansiosta. Monet vannovatkin muun muassa juuri Sharepointin, Teamsin ja Outlookin nimeen. Esimerkiksi Sharepoint on kätevä tiimityökalu, jolla hoituu sekä yrityksen sisäinen viestintä että dokumentinhallinta. Mutta kuinka monessa yrityksessä sisäiseen viestintään ja dokumenttien hallintaan tai säilytykseen käytetään ainoastaan Sharepointia tai edes vain Office365 -sovelluksia? Aivan.
Tieto ja dokumentit ovat usein tehokkaissakin Sharepoint käyttäjäympäris
Lue lisää
Tulostuksenhallinnan yleisimmät haasteet
Kuinka usein organisaatiossasi mietitään tai analysoidaan tulostuksenhallintaa? Tuskin kovin usein; tulostuksenhallinta ei ole liiketoiminnallisesti kriittisimmässä asemassa tai millään mittarilla se kaikkein seksikkäin bisnesalue. Mutta koska toimistoissa edelleen tulostetaan, olisi siihen ajoittain aihetta kiinnittää huomiota.
Paljonko tulostaminen maksaa?
Oletko tietoinen siitä, kuinka paljon yksi värituloste tai mustavalkotuloste yritykselle kustantaa? Seurataanko teillä tulostuskustannuksia aktiivisesti?
Harvassa yrityksessä ollaan täysin kartalla siitä, kuinka paljon kustannuksia ha
Lue lisää
5 keinoa vähentää tulostamisen kuluja
Puutteellinen tulostuksenhallinta voi nostaa tulostuskustannukset jopa muutamiin prosentteihin liikevaihdosta. Tulostuskustannukset muodostuvat monitoimilaitteista, niiden asennuksesta, huollosta, tarvikkeista ja papereista. Myös tulostuksenhallinnasta vastaavan henkilön työaika maksaa, ja mitä enemmän tulostuksen hallinnointiin kuluu aikaa, sitä enemmän se vie aikaa tuottavalta työltä.
Tämän kaltaiset turhat kulut ovat kuitenkin hallittavissa ja kulujen pienentäminen on mahdollista, kunhan ongelmat vain tiedostetaan. Mitä siis voit tehdä?
Kartoitus ja tulostusympäristön optimointi
Kartoi
Lue lisää