Digitointi
Kaupungin arkistojen digitoinnilla tila-, aika- ja resurssisäästöjä
Kunnat ja kaupungit ovat velvoitettuja säilyttämään erilaisia aineistoja ja asiakirjoja. Lisäksi kunnilla on velvollisuus luovuttaa pyydettäessä viranomaisten julkisia asiakirjoja. Viime vuosina työtä on helpottanut erilaiset verkkopalvelut, joiden avulla asiakas on itse päässyt suoraan toivomaansa asiakirjaan. Esimerkiksi sähköinen asiointipalvelu Lupapiste on vauhdittanut rakennuslupa-aineistojen digitointia. Samalla uudet palvelut ovat kuitenkin lisänneet painetta arkistojen kokonaisvaltaiseen digitointiin. Kuntien ja kaupunkien suurin digitointipaine koskee kymmeniä vuosia vanhoja dokument
lue lisää
Tiedonhallinta – suurempi haaste ihmiskunnalle kuin kirjoitustaito
Ihmiskunta on viimeisen parin vuosisadan aikana ottanut niin suuria harppauksia kehityksessä, teknologiassa, taidoissa ja tieteissä, ettemme oikein pysy enää kunnolla perässä. Elämästämme tulee vuosikymmen toisensa jälkeen aina vain haastavampaa ja monimutkaisempaa, vaikka työskentelemme ahkerasti sen eteen, että elämä olisi helpompaa. Uusia ongelmia ja haasteita tulee aina vain uusia, eikä maailma ole koskaan täysin valmis.
Maanviljelyn vallankumous, eli neoliittinen vallankumous noin 10 000 vuotta eaa. oli ihmiskunnalle suuri askel keräilijäyhteisöstä kohti nykyihmistä. Viljelemisen oli t
lue lisää
Arkistojen digitoinnilla kohti älykästä tiedonhallintaa
Monikanavaisen ja -laatuisen tiedon hallinta on haaste, joka tulee organisaatioille suuremmaksi vuosi vuodelta. Kuinka päästä käsiksi kaikkeen organisaatioilla olevaan, jopa liiketoiminnallisesti arvokkaaseen ja kriittiseen tietoon, jos ei tiedetä mitä tietoa on ja mistä se löytyy?
Analoginen ja digitaalinen pimeä tieto
Pimeä tieto voidaan jakaa kahteen eri lajiin: analogiseen ja digitaaliseen. Analoginen pimeä tieto tarkoittaa paperiarkistoja ja niissä makaavaa tietoa. Näissä arkistoissa oleva tieto on usein organisaatioille tärkeää, mutta sen hallinnoiminen vie sekä resurss
lue lisää
Toimitusketju tehostuu tiedonhallinnan avulla
Teknologia tuo mukanaan kehitystä, ja oikein optimoitu ja älykkäästi johdettu tiedonhallinta tuo kilpailuetua myös kansainvälisellä tasolla. Tavoitteena on tuotantoprosessien tehostaminen ja tuotteiden markkinoille tuloajan merkittävä lyhentäminen. Tehostettu tuotantoprosessi, nopeus ja kustannustehokkuus auttavat pitämään tuotannon elinvoimaisena Suomessa.
Pimeä tieto + jäsennelty tieto = hallittu kokonaisuus
Teollisuuden työntekijät käyttävät keskimäärin 20-40 % työajastaan kokoamalla tietoa organisaation tietovarastoista ennen kuin he voivat edes aloittaa työn tekemisen. V
lue lisää
Digitaalinen Suomi hallitsee tietoa
Gartnerin vuonna 2018 toteuttaman tutkimuksen mukaan organisaatioilla on käytössään keskimäärin kuusi erilaista tiedon säilytyspaikkaa. Varmasti kaikilla meillä on kokemuksia siitä, kuinka tarvittavaa tiedostoa ei haettaessa löydy. Useiden tallennuspaikkojen vuoksi tieto on hajallaan ja sirpaloituneena tuntemattomissa lokaatioissa; tämä tuo yrityksille kustannuksia työajan menetyksenä.
Pimeä tieto
Organisaatioille sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa oleva tieto, jota ei pystytä hallitsemaan, on pimeää tietoa. On arvioitu, että jopa puolet organisaatioilla hallussaan olevasta tiedo
lue lisää
Kaupunkien asian- ja tiedonhallinta
Tämän kaltainen ajatus kuulostaa itsestään selvältä vuonna 2019, mutta valitettavasti ei sitä ole. Tehostaminen, kustannussäästöt, eri kustannuspaikkojen välinen hitaus ja byrokratia ovat syy siihen, miksi kaupunkien digitaalinen kehitys ei ole vielä huipussaan. Samalla ne ovat myös syitä siihen, miksi ehdottomasti pitäisi olla.
Paperiset tositteet, todistukset ja piirustukset ovat historiaa – allekirjoitukset, tiedotus, raportointi ja toiminta tapahtuu sähköisesti esimerkiksi mobiilissa. Tällöin tieto on kaikkien tavoitettavissa vuorokauden jokaisena hetkenä vuoden jokaisena päivänä,
Lue lisää
Kilpailukykyä yhdellä tiedonhallintajärjestelmällä
Ainahan se on mielessä. Nimittäin työnteon tehostaminen ja ajan säästäminen.
Kun joku toimii, niin se toimii. Toimivaa välinettä on turha vaihtaa, mutta ajoittainen check-up eri prosessien ja järjestelmien toimivuuteen ja tehokkuuteen on aina välillä paikallaan. Kuinka moni työntekijä yrityksessänne toimii sovittujen prosessien mukaisesti? Kuinka monella mikäkin järjestelmä on aktiivisessa käytössä? Tuoko kaikki käytössä olevat dokumenttien hallintajärjestelmät teille lisäarvoa?
Toimivat, helppokäyttöiset ja tehokkaat käytännöt ja prosessit lisäävät myös työntekijöiden työtyytyväisyytt
Lue lisää
Mitä arkistojen digitointi tarkoittaa?
Paperiarkistojen digitointi tuo yritykselle kuin yritykselle huomattavia kustannussäästöjä. Tehokkaampi ajankäyttö, tilojen tehokkaampi käyttöönotto, etätyön helpottuminen ja kilpailukyvyn lisääntyminen, siinä näin muutama digitoinnin hyöty mainitaksemme.
Lue myös viiden syyn lista, miksi digitointi kannattaa.
Miksen skannaisi paperiarkistoamme itse?
Tein itse ja säästin, eikö? Tehokkaan ajankäytön kannalta ideassa ei ole järjen haituvaakaan, vaikka kyse olisi vain muutamasta hyllymetristä. Kaikkea ei kannata tehdä itse.
Yhteen hyllymetriin menee 10 mappia, ja yksi mappi im
Lue lisää
5 syytä, miksi paperisten arkistojen digitointi kannattaa juuri nyt
Meillä ahkerilla ja työtä kaihtamattomilla suomalaisilla on sanonta ”Etsivä löytää”. Totta, saattaa jopa löytääkin, mutta etsimisessä menee aikaa, rahaa ja yleensä myös etsijän hermot. Siirrytään tästä ajatukseen, jossa viisas pääsee vähemmällä. Kuulostaa paremmalta, eikö?
Lue, mitä digitointi tarkoittaa ja miten prosessi etenee.
1. Työn tehostaminen
Aikaa kuluu luvattoman paljon hukkaan etsiessä oikeaa dokumenttia. Paperisten arkistojen seasta oikean dokumentin löytäminen on hankalaa, ja niiden skannaaminen vie tuhottoman paljon aikaa itse tuottavalta työltä. Tehoton haahui
Lue lisää
Julkisen sektorin haasteet digitalisaatiossa
Yksi pinnalle noussut puheenaihe 24.4. tiistaina oli kunnallisen sektorin haasteet digitalisaatiossa. Tarve on ilmeinen, mutta mikä siinä sitten hiertää? Erityisesti kunnallisella puolella säästetään tällä hetkellä vahvasti, eikä niin sanottuihin ylimääräisiin sijoituksiin ole varaa. Ehkä ajatellaan, että kunhan tässä talous kohentuu niin mietitään sitten sitä digitalisaatiota. Näihin ajatuksiin paneutui puheessaan muun muassa Vihdin kunnanjohtaja Sami Miettinen.
Dokumenttienhallinta osaksi työntekoa
Toinen mahdollinen ongelma jatkuvien säästötalkoiden lisäksi on kunnallisjoh
Lue lisää