Dokumentinhallinta
Hybridityö alkaa – älä kompuroi!
Eurooppalaistutkimuksen mukaan suomalaisista noin 60 % haluaa jatkaa etätöiden tekemistä. On aika tarkastella, miten työnteko pysyy sujuvana ja vaivattomana paikkariippumattomasti, kun osa tiimistä istuu toimistolla ja osa kotikonttorilla. Mitä ovat hybridityön tyypilliset kompastuskivet?
1. Tiedosto paikassa a, käyttäjä paikassa b
Haaste: Eilen toimistolla, tänään kotikonttorilla ja huomenna mökillä. Työnteon paikat ovat monipuolistuneet ja se voi aiheuttaa tehokkaalle tekemiselle haasteita. Työssä vaaditaan suunnitelmallisuutta, jotta kaikki materiaalit ja tiedot ovat mukana oikeassa paika
lue lisää
Kaupungin arkistojen digitoinnilla tila-, aika- ja resurssisäästöjä
Kunnat ja kaupungit ovat velvoitettuja säilyttämään erilaisia aineistoja ja asiakirjoja. Lisäksi kunnilla on velvollisuus luovuttaa pyydettäessä viranomaisten julkisia asiakirjoja. Viime vuosina työtä on helpottanut erilaiset verkkopalvelut, joiden avulla asiakas on itse päässyt suoraan toivomaansa asiakirjaan. Esimerkiksi sähköinen asiointipalvelu Lupapiste on vauhdittanut rakennuslupa-aineistojen digitointia. Samalla uudet palvelut ovat kuitenkin lisänneet painetta arkistojen kokonaisvaltaiseen digitointiin. Kuntien ja kaupunkien suurin digitointipaine koskee kymmeniä vuosia vanhoja dokument
lue lisää
Aidosti ymmärtävä teollisuuden kumppani
Suomalainen teollisuus on murroksessa, jossa erikoistuminen ja innovaatiot ovat isossa roolissa. Samalla tiedon määrä kasvaa nopeasti. Teollisuuden alalla tiedonhallinta vaatii systemaattista kehitystä, laadunhallintaa ja jatkuvaa muutosvalmiutta.
- Tiedon määrän kasvuun voi varautua oikeilla järjestelmillä, jotka toimivat saumattomasti keskenään. Automatisoimalla prosesseja vähennetään manuaalista työtä ja ehkäistään virheitä. Ajan säästö ja riskienhallinta parantavat yrityksen kilpailukykyä nyt ja tulevaisuudessa, kertoo DOCin myyntijohtaja ja teollisuusalan asiantuntija Joel Mati
lue lisää
Energia-ala kaipaa hallittua tiedonhallintaa
Fuusioitumiset, uudet kilpailijat, emoyhtiöistä erkaantuneita tytäryhtiöt ja digitalisoituminen ovat vaikuttaneet viime vuosikymmenien aikana paljon energia-alaan. Myös kumppaniverkosto ja yhteistyö eri toimijoiden välillä on laajentunut yhä suuremmaksi. Toimijoiden lisääntyminen erityisesti projekteissa on muuttanut tiedonhallinnan vaatimuksia: samaan tietoon pitää kaikilla olla pääsy samanaikaisesti.
On laskettu, että energia-ala tarvitsee noin 10 000 uutta henkilöä vuoteen 2030 mennessä. Vuositasolla tämä tarkoittaa 500–600 työntekijää. Pahimmassa tapauksessa työntekijöiden lisääntyminen
lue lisää
Tehokas dokumentinhallinta mobiililaitteilla: viiden kohdan tarkistuslista
Haloo haloo, anteeksi, oisko sulla hetki aikaa puhua tehokkaasta ajankäytöstä?
Suomalaiset ovat mobiilikansaa ja kiitos koko Suomen kattavien verkkoyhteyksien sekä ulkomaillakin toimivien datapakettien, kännykällä työskentely on tänä päivänä helpompaa kuin koskaan. Liikkuva työ ja jatkuvasti lisääntyvä tieto erilaisine järjestelmineen tuo kuitenkin haasteita dokumenttien hallinnassa, dokumenttien tietoturvallisessa jakamisessa sekä käyttöoikeuksissa.
M-Filesin julkaisemasta infograafista löytyy mielenkiintoisia lukuja tiedonhallinnan tasosta globaalisti ja muun muassa siitä, miten tietot
lue lisää
Dokumenttien tietoturvallinen jakaminen ja muokkaaminen
Sähköposti on edelleen yleisin tapa jakaa dokumentteja tai hallinnoida niiden eri muokkausversioita. Organisaatiosi työntekijöillä menee yllättävän paljon aikaa sähköpostitse toimitettavien liitteiden lähettelemiseen, muokkaamiseen, kommentoimiseen ja korjaamiseen. Toimitettaessa dokumentteja sähköpostitse useille eri henkilöille kommentoitavaksi tai muokattavaksi, joudutaan usein sen jälkeen yhdistelet kaikkien tekemät muutokset ja kommentit yhteen dokumenttiin manuaalisesti. Kuulostaako tutulta?
Toinen yleinen tapa hallinnoida, jakaa ja muokata dokumentteja sähköpostin lisäksi ovat erilai
Lue lisää
Onko sinun tiimisi tehokas myös kotona?
Oletuksena etätyön tehokkuudelle on, että työntekijöillä on samat tekniset mahdollisuudet työntekoon niin kotonaan kuin toimistollakin. Dokumentinhallinnallisesti tämä varmistetaan sillä, että työntekijöillä on myös etätoimistolta pääsy kriittisiin asiakirjoihin riippumatta siitä, missä järjestelmässä niitä säilytetään. Etätyöskentelyssä dokumenttien nopean saatavuuden takaaminen voi kuitenkin olla vaikea tasapainottaa erilaisten turvallisuus- ja tiedonhallintavaatimusten kanssa.
Asiakirjojen saatavuuden lisäksi niiden jakaminen, muokkaaminen, hyväksyminen ja allekirjoittaminen ovat tärkeit
Lue lisää
HR prosesseihin sujuvuutta tiedonhallinnalla
Vaikka henkilöstöhallinnon rooli muuttuu koko ajan laajemmaksi, kuuluu siihen edelleen suurimmaksi osaksi perinteisiä henkilöstöhallinnan tehtäviä, kuten rekrytointi, työntekijöiden työsuhteen, koulutuksen ja hyvinvoinnin tukeminen sekä osaamisen johtaminen. Koko henkilöstön hallinnoiminen kokonaisuudessaan vaatii rautaisen ammattitaidon lisäksi tehokkaan järjestelmän HR-toimintojen automatisointiin. Laajentuneen työnkuvan vuoksi rutiinitehtävien automatisointi tuo tehoa työhön.
Sekä HRMS että HRIS järjestelmiin voidaan integroida sen toimintoja tehostava tiedonhallinnan järjestelmä. Tehoka
Lue lisää
Dokumentinhallinnalla tehoa etätyöhön
Muuttuva tilanne vaatii nopeaa reagointia
Monet sellaiset työroolit ja -tehtävät ovat nyt pakosta ja nopealla aikataululla siirtyneet etätehtäviksi, joita ei aiemmin ajateltu pystyttävän hoitaa etätyönä, kuten asiakaspalvelu. Varsinkin kun muutos tapahtuu näin yhtäkkisesti kuin se nyt on tapahtunut, ei kaikilla yrityksillä välttämättä ole tarpeeksi toimivia järjestelmiä, käyttöoikeuksia, välineitä tai valmiiksi mietittyjä etätyöprosesseja.
Etätyötilanne kestää pidempään kuin koskaan ajattelimmekaan – tilanne, joka laajuudellaan ylittää kaiken aiemmin digitaalisessa työympäristössä koetun.
Lue lisää
Office 365 tehokkaampaan käyttöön M-Files integraatiolla
Office 365 on käytössä monissa, kaiken kokoisissa suomalaisissa yrityksissä sen laajojen ominaisuuksiensa sekä monipuolisten sovellustensa ansiosta. Monet vannovatkin muun muassa juuri Sharepointin, Teamsin ja Outlookin nimeen. Esimerkiksi Sharepoint on kätevä tiimityökalu, jolla hoituu sekä yrityksen sisäinen viestintä että dokumentinhallinta. Mutta kuinka monessa yrityksessä sisäiseen viestintään ja dokumenttien hallintaan tai säilytykseen käytetään ainoastaan Sharepointia tai edes vain Office365 -sovelluksia? Aivan.
Tieto ja dokumentit ovat usein tehokkaissakin Sharepoint käyttäjäympäris
Lue lisää