Dokumentinhallinta
Kannattaako tiedonhallinta?
Tehokas tiedonhallintajärjestelmä nopeuttaa työntekoa ja luo säästöjä euroissa. Perinteisesti yrityksillä on käytössään keskimäärin seitsemän erilaista tiedonsäilytyspaikkaa, joita käytetään sekalaisesti riippuen dokumentin laadusta ja sen käyttötarkoituksesta. Se, mihin dokumentit tallennetaan, vaihtelee tallentajasta ja se, mistä tiedostoa lähdetään etsimään, riippuu etsijästä.
Ajantasaisen tiedon löytäminen on haastavaa ja vie aikaa tuottavalta työltä. Toimiva tiedonhallinta antaa ajan takaisin.
Lue organisaatioiden viisi suurinta tiedonhallinnan haastetta.
Miksi tiedonhallinta?
Tie
lue lisää
Organisaatioiden 5 suurinta tiedonhallinnan haastetta
Tieto on organisaatioiden tärkein pääoma. Sitä löytyy eri muodoissa ja formaateissa, ja sitä säilytetään eri paikoissa. Tieto lisääntyy jatkuvasti, ja koko ajan kiihtyvällä nopeudella. Vasta nyt ovat yrityspäättäjät alkaneet heräilemään siihen tosiasiaan, että nykyisellä kansiopohjaisella tiedonsäilytyksellä ei pystytä tietoa enää hallitsemaan kustannustehokkaasti.
Puutteellinen tiedonhallinta tuo mukanaan monia haasteita, jotka sekä vähentävät työtehoa että tuovat turhia kustannuksia. Suurin osa näistä haasteista ovat vuosien ajan olleet arkipäivää, jolloin niihin on jo niin totuttu, ettei
lue lisää
Tiedonhallinta – suurempi haaste ihmiskunnalle kuin kirjoitustaito
Ihmiskunta on viimeisen parin vuosisadan aikana ottanut niin suuria harppauksia kehityksessä, teknologiassa, taidoissa ja tieteissä, ettemme oikein pysy enää kunnolla perässä. Elämästämme tulee vuosikymmen toisensa jälkeen aina vain haastavampaa ja monimutkaisempaa, vaikka työskentelemme ahkerasti sen eteen, että elämä olisi helpompaa. Uusia ongelmia ja haasteita tulee aina vain uusia, eikä maailma ole koskaan täysin valmis.
Maanviljelyn vallankumous, eli neoliittinen vallankumous noin 10 000 vuotta eaa. oli ihmiskunnalle suuri askel keräilijäyhteisöstä kohti nykyihmistä. Viljelemisen oli t
lue lisää
Lisätty todellisuus tiedonhallinnan tukena
Ensimmäisestä teollisesta vallankumouksesta on ainoastaan noin 250 vuotta, toisesta 150 ja kolmannesta vain parikymmentä. Nyt löydämme itsemme jälleen tilanteesta, jossa muuttuva teknologia robotteineen ja tekoälyineen on viemässä teollisuuden tuotantoprosesseja aivan uudelle tasolle. Kun kuvitellaan, millä vauhdilla teknologia on vienyt maailmaa eteenpäin jo vain viimeisen vuosikymmenen aikana, voidaan vaan hämmästellä sitä, kuinka tässä vauhdissa on mahdollista pysyä mukana tulevaisuudessa.
Tiedonhallinnalla tehokkuutta
Kun työnteon prosesseihin kaivataan tehokkuutta, voidaan lähteä liikke
lue lisää
Arkistojen digitoinnilla kohti älykästä tiedonhallintaa
Monikanavaisen ja -laatuisen tiedon hallinta on haaste, joka tulee organisaatioille suuremmaksi vuosi vuodelta. Kuinka päästä käsiksi kaikkeen organisaatioilla olevaan, jopa liiketoiminnallisesti arvokkaaseen ja kriittiseen tietoon, jos ei tiedetä mitä tietoa on ja mistä se löytyy?
Analoginen ja digitaalinen pimeä tieto
Pimeä tieto voidaan jakaa kahteen eri lajiin: analogiseen ja digitaaliseen. Analoginen pimeä tieto tarkoittaa paperiarkistoja ja niissä makaavaa tietoa. Näissä arkistoissa oleva tieto on usein organisaatioille tärkeää, mutta sen hallinnoiminen vie sekä resurss
lue lisää
Toimitusketju tehostuu tiedonhallinnan avulla
Teknologia tuo mukanaan kehitystä, ja oikein optimoitu ja älykkäästi johdettu tiedonhallinta tuo kilpailuetua myös kansainvälisellä tasolla. Tavoitteena on tuotantoprosessien tehostaminen ja tuotteiden markkinoille tuloajan merkittävä lyhentäminen. Tehostettu tuotantoprosessi, nopeus ja kustannustehokkuus auttavat pitämään tuotannon elinvoimaisena Suomessa.
Pimeä tieto + jäsennelty tieto = hallittu kokonaisuus
Teollisuuden työntekijät käyttävät keskimäärin 20-40 % työajastaan kokoamalla tietoa organisaation tietovarastoista ennen kuin he voivat edes aloittaa työn tekemisen. V
Lue lisää
Digitaalinen Suomi hallitsee tietoa
Gartnerin vuonna 2018 toteuttaman tutkimuksen mukaan organisaatioilla on käytössään keskimäärin kuusi erilaista tiedon säilytyspaikkaa. Varmasti kaikilla meillä on kokemuksia siitä, kuinka tarvittavaa tiedostoa ei haettaessa löydy. Useiden tallennuspaikkojen vuoksi tieto on hajallaan ja sirpaloituneena tuntemattomissa lokaatioissa; tämä tuo yrityksille kustannuksia työajan menetyksenä.
Pimeä tieto
Organisaatioille sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa oleva tieto, jota ei pystytä hallitsemaan, on pimeää tietoa. On arvioitu, että jopa puolet organisaatioilla hallussaan olevasta tiedo
Lue lisää
Kaupunkien asian- ja tiedonhallinta
Tämän kaltainen ajatus kuulostaa itsestään selvältä vuonna 2019, mutta valitettavasti ei sitä ole. Tehostaminen, kustannussäästöt, eri kustannuspaikkojen välinen hitaus ja byrokratia ovat syy siihen, miksi kaupunkien digitaalinen kehitys ei ole vielä huipussaan. Samalla ne ovat myös syitä siihen, miksi ehdottomasti pitäisi olla.
Paperiset tositteet, todistukset ja piirustukset ovat historiaa – allekirjoitukset, tiedotus, raportointi ja toiminta tapahtuu sähköisesti esimerkiksi mobiilissa. Tällöin tieto on kaikkien tavoitettavissa vuorokauden jokaisena hetkenä vuoden jokaisena päivänä,
Lue lisää
Miten tietoa hallitaan organisaatioissa?
Sama ongelma kulkee mukana koko dokumentin elinkaaren ajan. Työntekijöiden dokumenttien hallintaan turhaan käyttämä aika on hiljainen tappaja tehokkuudelle, joka taas voi osaltaan maksaa yrityksille pitkänkin pennin.
IDC on jo vuonna 2012 toteuttanut tutkimuksen yritysten tiedonhallinnasta, ja sen keskeinen löydös voi olla yritysjohdolle hyvinkin hätkähdyttävä. Tutkimuksen mukaan työntekijöiden tiedonhallintaan työpäivien aikana käyttämä aika aiheuttaa yritykselle jopa 21 % menetyksen organisaation kokonaistehokkuudesta!
Kyseessä ei ole mikään pieni asia, ja kuinka paljon t
Lue lisää
Kilpailukykyä yhdellä tiedonhallintajärjestelmällä
Ainahan se on mielessä. Nimittäin työnteon tehostaminen ja ajan säästäminen.
Kun joku toimii, niin se toimii. Toimivaa välinettä on turha vaihtaa, mutta ajoittainen check-up eri prosessien ja järjestelmien toimivuuteen ja tehokkuuteen on aina välillä paikallaan. Kuinka moni työntekijä yrityksessänne toimii sovittujen prosessien mukaisesti? Kuinka monella mikäkin järjestelmä on aktiivisessa käytössä? Tuoko kaikki käytössä olevat dokumenttien hallintajärjestelmät teille lisäarvoa?
Toimivat, helppokäyttöiset ja tehokkaat käytännöt ja prosessit lisäävät myös työntekijöiden työtyytyväisyytt
Lue lisää