Etätyö
Kestävän kehityksen artikkelisarja – Kohti hiilineutraaliuutta
Ympäristöystävällisyys on keskeinen huolenaihe monille organisaatioille nyky-yhteiskunnassa. Pyrkimys hiilineutraaliuteen hidastaa ilmaston lämpenemistä ja vähentää sen haitallisia vaikutuksia, kuten äärimmäisiä sääilmiöitä, merenpinnan nousua ja ekosysteemien tuhoutumista, sillä hiilidioksidipäästöt ovat keskeinen tekijä ilmastonmuutoksessa.
Suomella on tavoite olla hiilineutraali vuoteen 2035 mennessä, pyrimme tavoitteeseen 15 vuotta aiemmin kuin EU kokonaisuutena. Tässä artikkelissa keskitymme siihen, mitä ratkaisuja me olemme Digital Office Companyssa tehneet pienentäen omaa hiilijalanj
lue lisää
Hybridityö alkaa – älä kompuroi!
Eurooppalaistutkimuksen mukaan suomalaisista noin 60 % haluaa jatkaa etätöiden tekemistä. On aika tarkastella, miten työnteko pysyy sujuvana ja vaivattomana paikkariippumattomasti, kun osa tiimistä istuu toimistolla ja osa kotikonttorilla. Mitä ovat hybridityön tyypilliset kompastuskivet?
1. Tiedosto paikassa a, käyttäjä paikassa b
Haaste: Eilen toimistolla, tänään kotikonttorilla ja huomenna mökillä. Työnteon paikat ovat monipuolistuneet ja se voi aiheuttaa tehokkaalle tekemiselle haasteita. Työssä vaaditaan suunnitelmallisuutta, jotta kaikki materiaalit ja tiedot ovat mukana oikeassa paika
lue lisää
Energia-ala kaipaa hallittua tiedonhallintaa
Fuusioitumiset, uudet kilpailijat, emoyhtiöistä erkaantuneita tytäryhtiöt ja digitalisoituminen ovat vaikuttaneet viime vuosikymmenien aikana paljon energia-alaan. Myös kumppaniverkosto ja yhteistyö eri toimijoiden välillä on laajentunut yhä suuremmaksi. Toimijoiden lisääntyminen erityisesti projekteissa on muuttanut tiedonhallinnan vaatimuksia: samaan tietoon pitää kaikilla olla pääsy samanaikaisesti.
On laskettu, että energia-ala tarvitsee noin 10 000 uutta henkilöä vuoteen 2030 mennessä. Vuositasolla tämä tarkoittaa 500–600 työntekijää. Pahimmassa tapauksessa työntekijöiden lisääntyminen
lue lisää
Tehokas dokumentinhallinta mobiililaitteilla: viiden kohdan tarkistuslista
Haloo haloo, anteeksi, oisko sulla hetki aikaa puhua tehokkaasta ajankäytöstä?
Suomalaiset ovat mobiilikansaa ja kiitos koko Suomen kattavien verkkoyhteyksien sekä ulkomaillakin toimivien datapakettien, kännykällä työskentely on tänä päivänä helpompaa kuin koskaan. Liikkuva työ ja jatkuvasti lisääntyvä tieto erilaisine järjestelmineen tuo kuitenkin haasteita dokumenttien hallinnassa, dokumenttien tietoturvallisessa jakamisessa sekä käyttöoikeuksissa.
M-Filesin julkaisemasta infograafista löytyy mielenkiintoisia lukuja tiedonhallinnan tasosta globaalisti ja muun muassa siitä, miten tietot
lue lisää
Dokumenttien tietoturvallinen jakaminen ja muokkaaminen
Sähköposti on edelleen yleisin tapa jakaa dokumentteja tai hallinnoida niiden eri muokkausversioita. Organisaatiosi työntekijöillä menee yllättävän paljon aikaa sähköpostitse toimitettavien liitteiden lähettelemiseen, muokkaamiseen, kommentoimiseen ja korjaamiseen. Toimitettaessa dokumentteja sähköpostitse useille eri henkilöille kommentoitavaksi tai muokattavaksi, joudutaan usein sen jälkeen yhdistelet kaikkien tekemät muutokset ja kommentit yhteen dokumenttiin manuaalisesti. Kuulostaako tutulta?
Toinen yleinen tapa hallinnoida, jakaa ja muokata dokumentteja sähköpostin lisäksi ovat erilai
lue lisää
Onko sinun tiimisi tehokas myös kotona?
Oletuksena etätyön tehokkuudelle on, että työntekijöillä on samat tekniset mahdollisuudet työntekoon niin kotonaan kuin toimistollakin. Dokumentinhallinnallisesti tämä varmistetaan sillä, että työntekijöillä on myös etätoimistolta pääsy kriittisiin asiakirjoihin riippumatta siitä, missä järjestelmässä niitä säilytetään. Etätyöskentelyssä dokumenttien nopean saatavuuden takaaminen voi kuitenkin olla vaikea tasapainottaa erilaisten turvallisuus- ja tiedonhallintavaatimusten kanssa.
Asiakirjojen saatavuuden lisäksi niiden jakaminen, muokkaaminen, hyväksyminen ja allekirjoittaminen ovat tärkeit
Lue lisää
HR prosesseihin sujuvuutta tiedonhallinnalla
Vaikka henkilöstöhallinnon rooli muuttuu koko ajan laajemmaksi, kuuluu siihen edelleen suurimmaksi osaksi perinteisiä henkilöstöhallinnan tehtäviä, kuten rekrytointi, työntekijöiden työsuhteen, koulutuksen ja hyvinvoinnin tukeminen sekä osaamisen johtaminen. Koko henkilöstön hallinnoiminen kokonaisuudessaan vaatii rautaisen ammattitaidon lisäksi tehokkaan järjestelmän HR-toimintojen automatisointiin. Laajentuneen työnkuvan vuoksi rutiinitehtävien automatisointi tuo tehoa työhön.
Sekä HRMS että HRIS järjestelmiin voidaan integroida sen toimintoja tehostava tiedonhallinnan järjestelmä. Tehoka
Lue lisää