Tiedonhallinta
Hybridityö alkaa – älä kompuroi!
Eurooppalaistutkimuksen mukaan suomalaisista noin 60 % haluaa jatkaa etätöiden tekemistä. On aika tarkastella, miten työnteko pysyy sujuvana ja vaivattomana paikkariippumattomasti, kun osa tiimistä istuu toimistolla ja osa kotikonttorilla. Mitä ovat hybridityön tyypilliset kompastuskivet?
1. Tiedosto paikassa a, käyttäjä paikassa b
Haaste: Eilen toimistolla, tänään kotikonttorilla ja huomenna mökillä. Työnteon paikat ovat monipuolistuneet ja se voi aiheuttaa tehokkaalle tekemiselle haasteita. Työssä vaaditaan suunnitelmallisuutta, jotta kaikki materiaalit ja tiedot ovat mukana oikeassa paika
lue lisää
Kaupungin arkistojen digitoinnilla tila-, aika- ja resurssisäästöjä
Kunnat ja kaupungit ovat velvoitettuja säilyttämään erilaisia aineistoja ja asiakirjoja. Lisäksi kunnilla on velvollisuus luovuttaa pyydettäessä viranomaisten julkisia asiakirjoja. Viime vuosina työtä on helpottanut erilaiset verkkopalvelut, joiden avulla asiakas on itse päässyt suoraan toivomaansa asiakirjaan. Esimerkiksi sähköinen asiointipalvelu Lupapiste on vauhdittanut rakennuslupa-aineistojen digitointia. Samalla uudet palvelut ovat kuitenkin lisänneet painetta arkistojen kokonaisvaltaiseen digitointiin. Kuntien ja kaupunkien suurin digitointipaine koskee kymmeniä vuosia vanhoja dokument
lue lisää
Aidosti ymmärtävä teollisuuden kumppani
Suomalainen teollisuus on murroksessa, jossa erikoistuminen ja innovaatiot ovat isossa roolissa. Samalla tiedon määrä kasvaa nopeasti. Teollisuuden alalla tiedonhallinta vaatii systemaattista kehitystä, laadunhallintaa ja jatkuvaa muutosvalmiutta.
- Tiedon määrän kasvuun voi varautua oikeilla järjestelmillä, jotka toimivat saumattomasti keskenään. Automatisoimalla prosesseja vähennetään manuaalista työtä ja ehkäistään virheitä. Ajan säästö ja riskienhallinta parantavat yrityksen kilpailukykyä nyt ja tulevaisuudessa, kertoo DOCin myyntijohtaja ja teollisuusalan asiantuntija Joel Mati
lue lisää
Energia-ala kaipaa hallittua tiedonhallintaa
Fuusioitumiset, uudet kilpailijat, emoyhtiöistä erkaantuneita tytäryhtiöt ja digitalisoituminen ovat vaikuttaneet viime vuosikymmenien aikana paljon energia-alaan. Myös kumppaniverkosto ja yhteistyö eri toimijoiden välillä on laajentunut yhä suuremmaksi. Toimijoiden lisääntyminen erityisesti projekteissa on muuttanut tiedonhallinnan vaatimuksia: samaan tietoon pitää kaikilla olla pääsy samanaikaisesti.
On laskettu, että energia-ala tarvitsee noin 10 000 uutta henkilöä vuoteen 2030 mennessä. Vuositasolla tämä tarkoittaa 500–600 työntekijää. Pahimmassa tapauksessa työntekijöiden lisääntyminen
lue lisää
Onko sinun tiimisi tehokas myös kotona?
Oletuksena etätyön tehokkuudelle on, että työntekijöillä on samat tekniset mahdollisuudet työntekoon niin kotonaan kuin toimistollakin. Dokumentinhallinnallisesti tämä varmistetaan sillä, että työntekijöillä on myös etätoimistolta pääsy kriittisiin asiakirjoihin riippumatta siitä, missä järjestelmässä niitä säilytetään. Etätyöskentelyssä dokumenttien nopean saatavuuden takaaminen voi kuitenkin olla vaikea tasapainottaa erilaisten turvallisuus- ja tiedonhallintavaatimusten kanssa.
Asiakirjojen saatavuuden lisäksi niiden jakaminen, muokkaaminen, hyväksyminen ja allekirjoittaminen ovat tärkeit
lue lisää
HR prosesseihin sujuvuutta tiedonhallinnalla
Vaikka henkilöstöhallinnon rooli muuttuu koko ajan laajemmaksi, kuuluu siihen edelleen suurimmaksi osaksi perinteisiä henkilöstöhallinnan tehtäviä, kuten rekrytointi, työntekijöiden työsuhteen, koulutuksen ja hyvinvoinnin tukeminen sekä osaamisen johtaminen. Koko henkilöstön hallinnoiminen kokonaisuudessaan vaatii rautaisen ammattitaidon lisäksi tehokkaan järjestelmän HR-toimintojen automatisointiin. Laajentuneen työnkuvan vuoksi rutiinitehtävien automatisointi tuo tehoa työhön.
Sekä HRMS että HRIS järjestelmiin voidaan integroida sen toimintoja tehostava tiedonhallinnan järjestelmä. Tehoka
Lue lisää
Office 365 tehokkaampaan käyttöön M-Files integraatiolla
Office 365 on käytössä monissa, kaiken kokoisissa suomalaisissa yrityksissä sen laajojen ominaisuuksiensa sekä monipuolisten sovellustensa ansiosta. Monet vannovatkin muun muassa juuri Sharepointin, Teamsin ja Outlookin nimeen. Esimerkiksi Sharepoint on kätevä tiimityökalu, jolla hoituu sekä yrityksen sisäinen viestintä että dokumentinhallinta. Mutta kuinka monessa yrityksessä sisäiseen viestintään ja dokumenttien hallintaan tai säilytykseen käytetään ainoastaan Sharepointia tai edes vain Office365 -sovelluksia? Aivan.
Tieto ja dokumentit ovat usein tehokkaissakin Sharepoint käyttäjäympäris
Lue lisää
Digital Office Company M-Filesin Premium Partneriksi!
Kolme vuotta sitten meillä Digital Office Companylla tehtiin päätös siirtyä perinteisestä kopio- ja monitoimilaitteiden kaupasta kokonaisvaltaisen tiedonhallinnan pariin. Vaikka tulostuksenhallinta on vielä osa DOCin liiketoimintaa, niin panostamme jatkuvasti enemmän ja enemmän tiedonhallinnan kehittämiseen ja myymiseen.
Vuonna 2018 solmimmekin partner -sopimuksen suomalaisen tiedonhallintatalo M-Filesin kanssa. M-Files onkin meille paras kumppani ei ainoastaan innovatiivisen ja rohkean kulttuurinsa vuoksi, mutta koemme myös M-Filesin tiedonhallintajärjestelmän olevan markkinoiden laajin, i
Lue lisää
Kannattaako tiedonhallinta?
Tehokas tiedonhallintajärjestelmä nopeuttaa työntekoa ja luo säästöjä euroissa. Perinteisesti yrityksillä on käytössään keskimäärin seitsemän erilaista tiedonsäilytyspaikkaa, joita käytetään sekalaisesti riippuen dokumentin laadusta ja sen käyttötarkoituksesta. Se, mihin dokumentit tallennetaan, vaihtelee tallentajasta ja se, mistä tiedostoa lähdetään etsimään, riippuu etsijästä.
Ajantasaisen tiedon löytäminen on haastavaa ja vie aikaa tuottavalta työltä. Toimiva tiedonhallinta antaa ajan takaisin.
Lue organisaatioiden viisi suurinta tiedonhallinnan haastetta.
Miksi tiedonhallinta?
Tie
Lue lisää
Organisaatioiden 5 suurinta tiedonhallinnan haastetta
Tieto on organisaatioiden tärkein pääoma. Sitä löytyy eri muodoissa ja formaateissa, ja sitä säilytetään eri paikoissa. Tieto lisääntyy jatkuvasti, ja koko ajan kiihtyvällä nopeudella. Vasta nyt ovat yrityspäättäjät alkaneet heräilemään siihen tosiasiaan, että nykyisellä kansiopohjaisella tiedonsäilytyksellä ei pystytä tietoa enää hallitsemaan kustannustehokkaasti.
Puutteellinen tiedonhallinta tuo mukanaan monia haasteita, jotka sekä vähentävät työtehoa että tuovat turhia kustannuksia. Suurin osa näistä haasteista ovat vuosien ajan olleet arkipäivää, jolloin niihin on jo niin totuttu, ettei
Lue lisää