• etusivu
  • ratkaisut
  • yritys
  • insights
  • yhteys
Skip to content
  • etusivu
  • ratkaisut
  • yritys
  • insights
  • yhteys

Kategoria: Tietoturva

Tulostuksenhallinnan yleisimmät haasteet

Posted on 20.11.201911.12.2019 by niikka.admin
Tulostuksenhallinnan yleisimmät haasteet

Kuinka usein organisaatiossasi mietitään tai analysoidaan tulostuksenhallintaa? Tuskin kovin usein; tulostuksenhallinta ei ole liiketoiminnallisesti kriittisimmässä asemassa tai millään mittarilla se kaikkein seksikkäin businessalue. Mutta koska toimistoissa edelleen tulostetaan, olisi siihen ajoittain aihetta kiinnittää huomiota.

Paljonko tulostaminen maksaa?

Oletko tietoinen siitä, kuinka paljon yksi värituloste tai mustavalkotuloste yritykselle kustantaa? Seurataanko teillä tulostuskustannuksia aktiivisesti?

Harvassa yrityksessä ollaan täysin kartalla siitä, kuinka paljon kustannuksia hallitsematon tulostuksenhallinta oikeasti tuokaan. Jos tulostusmääriin ja -laatuun (muun muassa väritulosteiden suhteeseen mustavalkotulosteisiin) ei kiinnitetä huomiota, voivat kustannukset nousta yllättävän suuriksikin aivan turhaan.

Mitä tulostetaan?

Tiedetäänkö teillä, mitä teillä tulostetaan? Tuleeko kaikki tulosteet oletuksena väritulosteina?

Tulostuksenhallinta ei ole kunnossa, jollei tulosteiden laadusta olla tietoisia. Useissa yrityksissä monitoimilaitteissa on oletuksena väritulostus, joka harvoissa tapauksissa on tarpeellista. Jos oman yrityksen tulostamistarpeita lähdetään kartoittamaan perusteellisesti, voi selvitä, ettei väritulosteita mahdollisesti tarvita päivittäisessä työnteossa juuri lainkaan.

Turhia tulosteita

Ovatko kaikki tulosteet tarpeellisia?

Puutteellinen tulostuksenhallinta ja henkilöstön vähäinen tai jopa olematon tulostukseen liittyvä ohjeistus aiheuttaa yleensä sen, että tulosteiden määrä nousee helposti taivaaseen. Kuka meistä ei olisi joskus tulostanut työpaikan tulostimella omia tulosteita, esimerkiksi lasten harrastusten ohjelmalehtisiä tai raskaita ekirjoja. Moni tuloste saattaa myös jäädä makaamaan tulostimen reunalle ilman, että sitä kukaan siitä koskaan noutaa.

Johdon ja henkilöstön välinpitämättömyys tulostamista kohtaan on sekä epäekologista että liiketoiminnallisesti kannattamatonta.

Raportointi heikkoa

Kuinka usein saatte tulostuskumppaniltanne raportin tulostusmääristä ja -kuluista? Selviääkö raportista hyvin tarvittavat asiat, jotta niiden pohjalta voitaisiin tehdä johtopäätöksiä?

Jos tulostemääriin ja niiden tuomiin kustannuksiin kuitenkin yritetään kiinnittää huomiota, on raporttien seuranta usein puutteellista tai hankalaa. Mahdollinen tulostusvastaavan ajanpuute ja vaikeasti laadittu raportti eivät välttämättä anna mahdollisuuksia tutustua tulostuksenhallinnan kokonaiskuvaan, ja tehdä mahdollisia muutoksia sen osalta.

Kuka vastaa tulostuksesta?

Mikä osasto teillä on vastuussa tulostuksenhallinnasta? Onko tulostusympäristön hallintaan nimetty henkilö?

Joskus tulostuksenhallinnasta voi olla vastuussa monta eri osastoa: eri liiketoimintayksiköt, talousosasto tai tietohallinto. Jos tilanne on se, tehokas tulostuksenhallinta tosiaan on mahdotonta ja aikaa vievää, koska kokonaiskustannuksia tuskin koskaan saadaan selville. Tulostuskustannukset saattavat mennä kirjanpidossa yleisten toimistokulujen tai hajautettuna eri käyttöpaikkojen alle, eikä niihin puuttuminen ja korjaaminen ole mahdollista.

Tilanne on korjattavissa

Kuten muissakin liiketoiminnan osa-alueissa, myös tulostusta tulee seurata: nykytilan kartoitus, tavoitteet, optimointi, mittaus ja jatkuva seuranta. Kustannuksia saadaan laskettua merkittävästi, kun tulostuksenhallinta on hallussa ja kumppanina on luotettava tulostuksenhallinnan ammattilainen.

Asiakkaan liiketoiminnan tuntemus ja kustannustehokas muutos kokonaisvaltaisella palvelumallilla auttaa sinua ottamaan myös tulostuksenhallinta haltuun muun liiketoiminnan lisäksi. Ja ilman lisäresursseja, pikemminkin tulet vähentämään tulostukseen käytettyjä työtunteja.

Lue lisää siitä, mitä voit itse tehdä parantaaksesi tulostuksenhallintaa ja millä keinoilla kustannukset saadaan hallintaan.

Tilaa ilmainen tulostuksenhallinnan nykytilan kartoitus veloituksetta nyt!

Posted in Digitalisaatio, Tietoturva, Tulostuksenhallinta, YleinenTagged kustannustehokkuus, printin hinta, printtaamisen hinta, printtaamisen kustannukset, tulostuksen kustannukset, tulostuksenhallinta, tulostuskustannukset, tulostusympäristön optimointi

5 keinoa vähentää tulostamisen kuluja

Posted on 20.11.201911.12.2019 by niikka.admin
5 keinoa vähentää tulostamisen kuluja

Puutteellinen tulostuksenhallinta voi nostaa tulostuskustannukset jopa muutamiin prosentteihin liikevaihdosta. Tulostuskustannukset muodostuvat monitoimilaitteista, niiden asennuksesta, huollosta, tarvikkeista ja papereista. Myös tulostuksenhallinnasta vastaavan henkilön työaika maksaa, ja mitä enemmän tulostuksen hallinnointiin kuluu aikaa, sitä enemmän se vie aikaa tuottavalta työltä.

Tämän kaltaiset turhat kulut ovat kuitenkin hallittavissa ja kulujen pienentäminen on mahdollista, kunhan ongelmat vain tiedostetaan. Mitä siis voit tehdä?

Kartoitus ja tulostusympäristön optimointi

Kartoita yrityksesi tulostusympäristö. Ole selvillä siitä, mitä ja minkälaisia tulosteita teillä tulostetaan, missä tulostetaan eniten, onko kaikki monitoimilaitteet tosiaan tarpeellisia ja onko oikea monitoimilaite oikeassa paikassa. Tulostuksen keskittäminen esimerkiksi yhteen huoneeseen henkilökohtaisten tulostimien sijaan vähentää turhaa tulostamista. Monitoimilaitteiden yhdenmukaisuus ja samanlaiset käyttöliittymät vähentävät käyttäjien kokemia haasteita ja helpottavat päivittäistä työntekoa.

Jos kartoitus tuntuu sinusta haastavalta toteuttaa itse eikä siihen ole resursseja, ammattitaitoinen tulostuksenhallinnan kumppani auttaa kartoittamisessa, osoittaa kipukohdat selkeillä raporteilla ja tekee kustannustehokkaan ratkaisuehdotuksen.

Henkilöstön ohjeistus ja tulostuksen aktiivinen seuranta

Turhaa tulostamista saadaan yleensä vähennettyä jo sillä, että tulostamista seurataan joko osasto-, tiimi- tai henkilötasolla. Tieto seurannasta vähentää turhaa tulostamista merkittävästi. Jos työntekijöiden tulostuksen seuranta tuntuu sinusta liian jyrkältä vaihtoehdolta, jo pelkkä ohjeistus ja selkeän toimintatavan luominen auttaa.

Selkeät raportit ja muutoksiin reagointi

Kun raportointi on selkää ja helposti ymmärrettävää, voit puuttua mahdollisiin epäkohtiin helposti ja tehdä muutoksia nopeallakin aikataululla. Kun seuraat tulostusmääriä ja laatua säännöllisesti, esimerkiksi kvartaaleittain, saat kirkkaamman kuvan nykytilasta.

Ammattitaitoinen tulostuskumppani toimittaa sinulle helppolukuisen raportin säännöllisesti ja auttaa mahdollisten toimenpiteiden toteutuksessa. Kaikkea ei tarvitse muuttaa heti, vaan kriittisten kehityskohteiden tunnistaminen on tärkeää, jolloin tulostuksenhallinnasta saadaan kustannustehokasta.

Yhden sopimuksen taktiikka

Joskus tulostukseen liittyvät sopimukset ja hankinnat ovat hajaantuneet monelle erille palveluntarjoajalle. Jos sinulta löytyy monia eri merkkejä tai malleja monitoimilaitteita, on sinulla varmasti myös monia eri sopimuksia eri palveluntarjoajien kanssa ja monia erilaisia sopimusmalleja. Osa saattaa sisältää huollon ja tarvikkeet, osa ei. Sopimuksissa on erilaisia velvoitteita ja pituudet vaihtelevat, jolloin niiden hallinta on aikaa vievää ja ongelmatilanteiden selvittäminen voi olla haastavaa.

Kun sekä laitteet, asennukset, huolto ja kaikki tarvikkeet papereita lukuun ottamatta kuuluvat yhteen sopimukseen yhden palveluntarjoajan kanssa, helpottuu tulostuskustannusten hallinta huomattavasti. Kustannukset pienenevät, kun tulostuksenhallinta on kokonaisvaltaisesti keskitetty yhteen paikkaan.

Selkeä hinnoittelu ja toimiva palvelumalli

Tulostuskustannukset pysyvät helposti hallinnassa paitsi asioidessasi ainoastaan yhden palveluntarjoajan kanssa, myös silloin kun palvelun hinnoittelussa on otettu kokonaisuus huomioon ja sille on määritelty yksi hinta. Yhdellä, kaiken kattavalla sivuhinnalla kokonaiskustannukset ovat sinulla aina selvillä ja budjetointi on helpompaa.

DOCilla me määrittelemme jokaiselle asiakkaallemme tulostusvolyymista riippuvan sivuhinnan, joka sisältää koko palvelun: laitteen, huollon, tulostetut sivut, tarvikkeet sekä etävalvonnan. Etävalvonnan avulla seuraamme tulostusvolyymeja ja jos poikkeavuuksia ilmenee, voimme reagoida siihen välittömästi. Etävalvonta myös varmistaa sen, että muun muassa tarvittavat värit ovat sinulla aina saatavilla; ne toimitetaan sinulle ennen kuin väri loppuu. Helppoa. Lue tulostuksenhallinnan ratkaisustamme.

Pienillä toimilla pääset tulostuksenhallinnassa jo hyvin alkuun, mutta ammattitaitoinen tulostuksenhallinnan kumppani voi viedä hallinnan vielä seuraavalle tasolle ja säästää tulostuskustannusten hallinnassa merkittävästi.

Tilaa ilmainen tulostusympäristön kartoitus ja ota tulostuskustannukset hallintaan!

Posted in Digitalisaatio, Tietoturva, Tulostuksenhallinta, YleinenTagged kustannustehokkuus, printin hinta, printtaamisen hinta, printtaamisen kustannukset, tulostuksen kustannukset, tulostuksenhallinta, tulostuskustannukset, tulostusympäristön optimointi

Lisätty todellisuus tiedonhallinnan tukena

Posted on 30.8.201918.10.2019 by niikka.admin
Lisätty todellisuus tiedonhallinnan tukena

Ensimmäisestä teollisesta vallankumouksesta on ainoastaan noin 250 vuotta, toisesta 150 ja kolmannesta vain parikymmentä. Nyt löydämme itsemme jälleen tilanteesta, jossa muuttuva teknologia robotteineen ja tekoälyineen on viemässä teollisuuden tuotantoprosesseja aivan uudelle tasolle. Kun kuvitellaan, millä vauhdilla teknologia on vienyt maailmaa eteenpäin jo vain viimeisen vuosikymmenen aikana, voidaan vaan hämmästellä sitä, kuinka tässä vauhdissa on mahdollista pysyä mukana tulevaisuudessa.

Tiedonhallinnalla tehokkuutta

Kun työnteon prosesseihin kaivataan tehokkuutta, voidaan lähteä liikkeelle melkeinpä ihan perusasioista. Tässä käsittelemme lähinnä tietoa sekä sen tehokasta ja tietoturvallista hallintaa yhtenä tehokkuuden osa-alueena.

Miten yrityksissä käsitellään dokumentteja? Missä niitä säilytetään? Miten niihin päästään käsiksi?

Kun esimerkiksi varastointiin, kuljetuksiin tai jakeluprosesseihin liittyvä tieto ja dokumentit ovat löydettävissä metadatan avulla nopeasti ja tietoturvallisesti, vältytään ajan haaskaukselta ja mahdollisten uusien versioiden tekemiseltä. Tiesitkö, kuinka monta tiedonsäilytyspaikkaa yrityksissä on keskimäärin? Kuusi! Oikean, päivitetyn tiedon löytäminen tarvittaessa vaatii siis hyvää muistia ja aikaa.

Sitä tikulla silmään, joka vanhoja muistelee, eli tässä vaiheessa voidaan onneksi luottaa jo muuhunkin kuin ihmismuistiin. Vanha, kansiorakenteeseen perustuva malli ei tehosta työntekoa, varsinkaan kun järjestelmiä on organisaatioissa samanaikaisesti käytössä monia. Kaikkien näiden tietovarastojen kanssa keskusteleva tiedonhallintajärjestelmä tuo kaiken haettuun sanaan liittyvän tiedon hetkessä saataville. Formaatista, laitteesta tai sinun tai tiedon sijainnista riippumatta, myös offline.

Voit lukea lisää toimitusketjun tehostamisesta tiedonhallinnan avulla täältä.

Paperitonta työskentelyä AR-lasien avulla

State of Automation: Manufacturing in Industry 4.0 -raportin mukaan AR (Augmented Reality) ja VR (Virtual Reality) ovat todellisuutta jo yli 60 prosentissa teollisuuden alan yrityksiä.  Jopa 30 prosenttia yrityksistä harkitsee niiden hyödyntämistä tuotannossa. Lisätty ja virtuaalitodellisuus ovat siis jo vahvasti tätä päivää, eikä niiden käyttäminen rajoitu ainoastaan hi-tech yrityksiin. Päinvastoin, esimerkiksi AR-lasien hyöty tulee esille nopeasti myös aivan tavallisilla rakennustyömailla.

Epsonin valmistamien läpinäkyvien älylasien markkinat ovatkin vahvasti mukana teollisuudessa käynnissä olevassa muutoksessa. AR-lasien etu tulee parhaiten esille nimenomaan suunnittelutyössä ja mallinnuksessa, mutta ne lisäävät myös turvallisuutta ja tehokkuutta työmaalla. Enää ei ole tarvetta siirtää huomiota pois tehtävästä työstä papereiden selailuun, vaan huomio on jatkuvasti silmien edessä, käsillä olevassa työssä.

Älylasit käytössä

Lasien näytön läpi voidaan heijastaa organisaation dokumentteja, piirustuksia ja ohjeita jopa kolmiulotteisesti. Tehdasympäristössä läpinäkyvät älylasit ovat erinomainen apuväline tilanteissa, joissa huipputeknisen koneen korjaaja voi katsoa lasien näytöstä huolto-ohjeita, ja samalla nähdä lasien läpinäkyvyyden ansiosta korjattavan kohteen.

Esimerkiksi Epsonin läpinäkyvät Si-OLED-älylasit pystyvät esittämään sisällöt eri laitteista lyhyellä viiveellä HDMI- tai USB-C-liitännän kautta. Tämä ei ainoastaan tee työskentelystä tehokkaampaa, vaan nopeuttaa sitä huomattavasti. Teollisessa käytössä lasien tulee myös olla kestävät ja taipua monelle eri käyttäjälle.

Tieto nopeasti silmien eteen

Kentällä työskennellessä ajan tasalla olevien piirustusten, ohjeiden, säännösten ja muiden dokumenttien saaminen viiveettä ja tietoturvallisesti laitteeseen kuin laitteeseen nopeuttaa, tehostaa ja helpottaa työskentelyä. Tekoälyä hyödyntävä ja prosesseja automatisoiva tiedonhallinta yhdistettynä Epsonin AR-laseihin muodostaa tehokkaan työparin teollisiin prosesseihin.

Teollisuuden neljäs vallankumous odottaa työnteon olevan tehokasta, turvallista ja vastuullista – we make it simple. Digital Office Company tekee työtä tiedonhallinnan parissa suurella intohimolla ja sydämellä. Haluamme tartuttaa saman palon myös teihin, jotta voimme parantaa liiketoimintaanne hallitsemalla tietoa paremmin. Ota meihin yhteyttä!

Lue lisää Epsonin MOVERIO BT-35E -älylaseista.

Lue lisää tiedonhallinnan ratkaisustamme.

Posted in Ajankohtaista, Digitalisaatio, Dokumentinhallinta, Teollisuus, Tiedonhallinta, Tietoturva, Yleinen

Toimitusketju tehostuu tiedonhallinnan avulla

Posted on 1.7.201918.10.2019 by Markus Hälinen
Toimitusketju tehostuu tiedonhallinnan avulla

Teknologia tuo mukanaan kehitystä, ja oikein optimoitu ja älykkäästi johdettu tiedonhallinta tuo kilpailuetua myös kansainvälisellä tasolla. Tavoitteena on tuotantoprosessien tehostaminen ja tuotteiden markkinoille tuloajan merkittävä lyhentäminen. Tehostettu tuotantoprosessi, nopeus ja kustannustehokkuus auttavat pitämään tuotannon elinvoimaisena Suomessa.

Pimeä tieto + jäsennelty tieto = hallittu kokonaisuus

Teollisuuden työntekijät käyttävät keskimäärin 20-40 % työajastaan kokoamalla tietoa organisaation tietovarastoista ennen kuin he voivat edes aloittaa työn tekemisen. Vaikka tietoon käsiksi pääsy ja sen jakaminen on tänä päivänä helpompaa kuin koskaan, teollisuudessa kohdataan aivan uusia operatiivisia haasteita liittyen sensitiivisen datan suojaamiseen, SOP:n (Standard Operating Procedures) johtamisen optimointiin ja jatkuvaan suorituksen parantamiseen.

Älykäs tiedonhallintajärjestelmä on ratkaisu, joka on suunniteltu parantamaan muun muassa teollisuuden liiketoimintaprosesseille kriittisen pimeän sekä jäsennellyn tiedon johtamista. Sillä voidaan helposti yksinkertaistaa monia toimitusketjun haasteita.

Toimivan tiedonhallinnan avulla teollisuuden organisaatiot voivat hallita paremmin pimeää ja jäsentymätöntä tietoa kuten CAD-piirustuksia, sertifikaatteja, laskuja, ostotilauksia ja niin edelleen. Samalla järjestelmällä hallinnassa pysyy myös CRM:n tai ERP:n sisältämä jäsennelty tieto. Metatietojen avulla organisaation hallussa oleva sekä jäsentymätön että jo valmiiksi jäsennelty tieto voidaan integroida yhdeksi hallittavaksi, helposti löydettäväksi kokonaisuudeksi – riippumatta siitä, missä tieto sillä hetkellä sijaitsee. Kaikki samaan asiakkaaseen, osaan, tuotteeseen tai prosessiin liittyvä tieto on haettavissa metatietojen avulla samaan näkymään, kaikista tietovarastoista.

 

Tiedonhallinnan avulla tehokkaampi toimitusketju

Hallittu tiedonhallintajärjestelmä mahdollistaa myös erilaisten tiedonsäilytysohjelmien hallinnan. Erilaisia dokumenttien hallinta-/säilytysjärjestelmiä (muun muassa Sharepoint, Drive, Dropbox, ERP, CRM, verkkolevy ja paperiarkistot) on organisaatioissa käytössä usein monta samanaikaisesti. Näillä on yritetty kontrolloida jatkuvasti lisääntyvää tietoa luoden kuitenkin vain lisää kaaosta ja lisäten ongelmia dokumenttien löydettävyydessä. Tärkeät dokumentit ja piirustukset ovat hajautuneet useisiin eri paikkoihin.

Tiedonhallintajärjestelmä synkronoi nämä kaikki paikat yhteen järjestelmään, jolloin tiedon sijainnilla ei ole enää merkitystä.

Tiedonhallintajärjestelmä voidaan valjastaa myös tiedon tietoturvalliseen ja hallittuun jakamiseen pitkin toimitusketjua. Kehittyneet turvallisuus- ja lupamenettelyt ovat kriittisiä toimitusketjun laadun monitoroinnissa, kuten SOP:n hallinnassa. Se helpottaa varmistamaan, että vain tarvittavat sertifikaatit, turvallisuusmateriaalit ja tuoteselosteet ovat saatavilla ainoastaan määrätyille henkilöille.

Kaiken organisaatiolle kriittisen tiedon nopea ja tietoturvallinen löydettävyys ja hallinta paikasta riippumatta tuo täyden 360 asteen näkymän koko toimitusketjuun. Tuotteen ja kaikkien sen osien jäljittäminen jakeluverkossa aina loppuasiakkaalle asti ja toisinpäin toimittajatasolle nopeutuu mahdollisissa laatuongelmissa, työn tehokkuus nousee ja kustannukset vähenevät. Uskomme vahvasti, että tiedonhallinta tulee ehdottomasti olemaan kriittinen osa teollisuuden neljättä vallankumousta.

Digital Office Company tekee työtä tiedonhallinnan parissa suurella intohimolla ja sydämellä. Haluamme tartuttaa saman palon myös teihin, jotta voimme parantaa liiketoimintaanne hallitsemalla tietoa paremmin. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme,niin tuodaan yhdessä pimeä tietonne valoon. Lue lisää ratkaisuistamme täältä.

Posted in Ajankohtaista, Digitalisaatio, Digitointi, Dokumentinhallinta, Teollisuus, Tiedonhallinta, Tietoturva

Kilpailukykyä yhdellä tiedonhallintajärjestelmällä

Posted on 1.2.201918.10.2019 by Markus Hälinen
Kilpailukykyä yhdellä tiedonhallintajärjestelmällä

Ainahan se on mielessä. Nimittäin työnteon tehostaminen ja ajan säästäminen.

Kun joku toimii, niin se toimii. Toimivaa välinettä on turha vaihtaa, mutta ajoittainen check-up eri prosessien ja järjestelmien toimivuuteen ja tehokkuuteen on aina välillä paikallaan. Kuinka moni työntekijä yrityksessänne toimii sovittujen prosessien mukaisesti? Kuinka monella mikäkin järjestelmä on aktiivisessa käytössä? Tuoko kaikki käytössä olevat dokumenttien hallintajärjestelmät teille lisäarvoa?

Toimivat, helppokäyttöiset ja tehokkaat käytännöt ja prosessit lisäävät myös työntekijöiden työtyytyväisyyttä sekä motivaatiota. Kun työnteko on jouhevaa, eikä sitä keskeytä näennäisesti turhat toimenpiteet kuten yhteydenpito IT-osastoon värin loputtua printteristä (TAAS!), dokumentin kaivaminen kansiosuosta tai tarvittavan tiedon etsimistä sähköposteista ja kansioista, voidaan keskittyä olennaiseen.

Yksi, kaksi, kolme…

Aivan kuten myös isommilla yrityksillä, myös pienemmillä yrityksillä on tarve toimivaan dokumentinhallintaan. Harmillisen usein otetaan käyttöön dokumentinhallintajärjestelmä, joka ei kuitenkaan täysin korvaa vanhaa, vaan käyttöön on tullut vain yksi uusi ylimääräinen tietosiilo. Käsi ylös he, joilla on käytössään verkkolevy, Sharepoint, ehkä myös Dropbox ja vielä joku muu paikka, minne tietoa voi tallentaa? Tietysti työntekijöiden työpöydän ja sähköpostin lisäksi.

Onko silloin ihme, että samasta dokumentista löytyy monta erilaista päivitettyä versiota eri nimillä nimettynä eri järjestelmistä ja kansioista. Saman tiedon uudelleen muokkaaminen uudestaan ja uudestaan vie täysin turhaa aikaa, kuten myös sen viimeisimmän version etsiminen.

Ihmiset ovat erilaisia, toiset tykkäävät äideistä ja toiset tyttäristä. Yksi tallentaa dokumentin sen päivämäärän, toinen asian ja kolmas paikan perusteella. Neljäs etsii samaa tiedostoa tekijän perusteella. Tehokkuus tässä prosessissa loppui jo ennen kuin ehti alkaakaan.

Missä teillä menee eniten aikaa? Miksi? Onko ongelma järjestelmissä vai toimintatavoissa?

Yksi. Ainoa. Tiedonhallintajärjestelmä. Riittää.

Yli osastorajojen kulkeva, automatisoitu, tietoturvallinen ja älykäs asianhallintajärjestelmä ratkaisee monta ongelmaa. Muun muassa käyttöoikeuksien automaattinen hallinnointi varmistaa toimivan ja ajantasaisen tietoturvan ilman manuaalista näpyttelyä. Tietoa ja työnkulkua voi hallita, dokumentteja löytää ja projekteja johtaa paikasta ja ajasta riippumatta. Toimiva ja kattava tiedonhallintajärjestelmä integroituu saumattomasti muun muassa erilaisten ERP ja CRM -järjestelmien kanssa.

Kun koko organisaatio osastosta riippumatta löytää tarvittavat tiedot ja dokumentit nopeasti yhdestä ja samasta järjestelmästä, myös mobiilisti, ollaan jo askeleen edellä.

Tavoitteena paperiton toimisto?

Onko teillä tavoitteena toimisto, jossa tieto ja dokumentit liikkuvat ainoastaan digitaalisessa muodossa? Sen lisäksi että paperin käytön vähentäminen on ekologista, se myös tehostaa työntekoa. Papereiden etsiminen ja säilyttäminen on myös tietoturvariski ja työpöydillä pyörivien arkaluontoisten papereiden hallinnoiminen mahdotonta.

Katso case videomme Lahti Aquan kanssa toteutetusta digitoinnin projektista ja sen prosessista!

 

Vaihtuvat työpisteet ja avokonttorielämä vaatii järjestelmän, johon voidaan luottaa. Aina. Paikasta riippumatta ja mahdollisimman pienillä resursseilla.

Aika on rahaa

Tehokkuus, nopeus, mukavuus ja helppokäyttöisyys. Siinä muutama pointti, jotka puhuvat yhden, kaikkien työntekijöiden käytössä olevan tiedonhallintajärjestelmän puolesta. Metasanoilla löydettävissä olevat dokumentit ja osastorajat ylittävä toiminnallisuus vievät työnteon täysin uudelle tasolle.

Ota yhteyttä myyntiimme niin kartoitetaan yhdessä, millä kaikilla tavoilla saamme teidän yritystoiminnastanne kaiken irti ja mahdollisuuden keskittyä juuri siihen, joka tuo tulosta juuri teille.

Lue lisää digitoinnista ja tiedonhallinnan ratkaisuistamme!

Posted in Ajankohtaista, Digitalisaatio, Digitointi, Dokumentinhallinta, Tiedonhallinta, Tietoturva

5 syytä, miksi paperisten arkistojen digitointi kannattaa juuri nyt

Posted on 3.10.201818.10.2019 by Markus Hälinen
5 syytä, miksi paperisten arkistojen digitointi kannattaa juuri nyt

Paperit ovat pyörineet toimistoilla niin kauan kuin paperi ja toimisto ovat olleet olemassa, ja kunnianhimoiset tavoitteet ”paperittomista toimistoista” aiheuttavat henkilökunnassa lähinnä naurun pyrskähdyksiä ja silmien pyörittelyä.

Niin sanotuista paperittomista toimistoista huolimatta on arvioitu, että noin 10-20 % kaikesta paperista päätyy erilaisiin paperiarkistoihin. Tämä tarkoittaa suomalaisessa perustoimistossa jo isoa määrää paperia ja erilaisia dokumentteja, jotka kaikki vaativat tietoturvalliset säilytysolosuhteet.

Meillä ahkerilla ja työtä kaihtamattomilla suomalaisilla on sanonta ”Etsivä löytää”. Totta, saattaa jopa löytääkin, mutta etsimisessä menee aikaa, rahaa ja yleensä myös etsijän hermot. Siirrytään tästä ajatukseen, jossa viisas pääsee vähemmällä. Kuulostaa paremmalta, eikö?

1. Työn tehostaminen

Aikaa kuluu luvattoman paljon hukkaan etsiessä oikeaa dokumenttia. Paperisten arkistojen seasta oikean dokumentin löytäminen on hankalaa, ja niiden skannaaminen vie tuhottoman paljon aikaa itse tuottavalta työltä. Tehoton haahuilu työpaikalla maksaa työnantajalle pitkän pennin – tavoitteenahan kuitenkin on, että jokainen yritykseen palkattu henkilö tekee sitä työtä, johon hänet on palkattu, eikö?

Paperiarkistojen digitoinnin jälkeen sähköinen arkisto voidaan joko integroida yrityksessä jo olemassa olevaan digitaaliseen arkistoon, tai hankkia uusi, kaiken kattava dokumentinhallintajärjestelmä. Digitaalinen arkisto, joka on toimiva, helppo ja nopea käyttää, tehostaa tiedonhallintaa ja työntekoa useilla tunneilla viikossa.

2. Tietoturva

Kuka teillä todellisuudessa tietää missä mikäkin dokumentti on tai ketkä kaikki niihin pääsee käsiksi? Kuinka paperisten arkistojen tietoturva on teillä määritelty? Asia on monimutkainen ja vaikeasti järjestettävissä. Lukitut varastohuoneet, jonne vain auktorisoiduilla henkilöillä on pääsy, ei ratkaise ongelmaa, eikä todellakaan ole kustannustehokasta.

Paperisten arkistojen digitointi mahdollistaa käyttäjäoikeuksien määrittelyn, jolloin tietosuoja on helppo pitää voimassa. Digitaalinen arkisto mahdollistaa dokumenttien löytymisen nopeasti, ja ainoastaan heidän toimesta, joilla on dokumentteihin käyttöoikeus.

3. Tilan säästö

Varastohuonetta toisensa perään, kaappia, hyllyä, laatikkoa ja mappia. Siellä sun täällä tai kohdennetusti vain yhdessä paikassa. Ja taas sitä paperia tulee lisää, jolloin tilataan lisää mappeja ja hyllyjä. Isompia toimitiloja, vuokrattuja varastotiloja ja lista jatkuu. Puhumattakaan tilojen vakuutus-, sähkö- ja lämmityskustannuksista.

Paperien digitointi antaa yrityksille mahdollisuuden muuttaa pienempiin tiloihin tuoden sitä kautta kustannussäästöjä. Kun paperit ovat vanhan, toimimattoman paperiarkiston sijaan järjestettynä toimivaan dokumentinhallintajärjestelmään, ei fyysiselle tilalle ole enää tarvetta. Myös etätyön tekeminen helpottuu, kun dokumentteihin on pääsy paikasta riippumatta.

4. Työtyytyväisyys

Ihminen, joka joutuu päivittäin stressaavien ja turhauttavien työtehtävien eteen, ei ole tyytyväinen työntekijä. Kun tiedon etsiminen on hidasta, sekavaa, eikä tietoa viimeisimmästä päivitetystä versiosta ole, on työntekijällä pieni ahdistus housuissa jatkuvasti.

Tehokkaan dokumentinhallinnan ja paperisten arkistojen digitoinnin avulla tieto on saatavilla sekä helposti, mutta myös ajantasaisena ja päivitettynä. Yhdestä dokumentista on vain yksi, päivitetty versio. Toimiva tiedonhallinta helpottaa kaikkien elämää, nopeuttaa päätöksentekoa ja ajan käyttöä.

”Customers will never love a company, until the employees love it first.” Simon Sinek

Tyytyväiset työntekijät tuottavat enemmän ja ovat lojaaleja työnantajalleen. Myös asiakas huomaa yritykseensä tyytyväisen työntekijän, joka lisää asiakkaan luottamusta yritykseen. Win – win -tilanne.

5. Raha

Tätä kohtaa ei varmastikaan tarvitse enempää esitellä, mutta mikä olisi sellainen yritys, joka ei haluaisi minimoida kustannuksiaan ja löytää kohteita, joista voisi säästää? Paperiarkistojen digitointi ja tehokas dokumentinhallinta säästää rahaa kaikkien edellä mainittujen kohtien osalta, mutta tuo myös välillisiä hyötyjä.

Digitointi on parasta tehdä nyt, ja tehostaa omaa työntekoaan markkinoiden parhaalla dokumentinhallintajärjestelmällä. Parempi myöhään kuin ei milloinkaan on ihan huttua, nopeat syövät hitaat!

Katso case videomme Lahti Aquan kanssa toteutetusta digitoinnin projektista ja sen prosessista!

Digital Office Company on digitoinnin ammattilainen, ja tarjoaa tiedonhallinnan ratkaisuja pohjautuen innovatiiviseen M-Files -ratkaisuun. Ota meihin yhteyttä, niin keskustellaan yhdessä siitä, kuinka voisimme auttaa sinua tehostamaan työntekoa ja tekemään konkreettisia säästöjä digitoinnin ja tiedonhallinnan avulla!

Posted in Ajankohtaista, Digitalisaatio, Digitointi, Dokumentinhallinta, Tiedonhallinta, Tietoturva

Avokonttorin tietoturva

Posted on 13.6.201818.10.2019 by Markus Hälinen
Avokonttorin tietoturva

Viimeisen vuoden, ja erityisesti kuluneen kevään ajan on puhuttu tasaisen kiihtyvällä tahdilla yritysten tietoturvasta ja asiakkaiden henkilötietojen turvaamisesta. GDPR:stä on muodostunut melkein kirosana monien yrittäjien ja IT-osastojen parissa. Toukokuun lopussa sähköpostilaatikot täyttyivät pyynnöistä vahvistaa tämä ja tuo, sekä yrityksien ilmoituksista omista tietoturvakäytännöistään. Mahtavaa, mutta mites paperisten dokumenttien tietoturvallinen käsittely?

Tulosteiden tietoturva

Avokonttori-, monitila- ja etätyöskentely tuovat mukanaan tietoturvaongelmia. Kuinka varmistetaan se, että arkaluontoista sisältöä sisältäviin papereihin pääsee käsiksi vain ja ainoastaan he, joilla niihin on oikeus?

Monitoimitiloissa ja avokonttoreissa tulostimet sijaitsevat usein yhteisissä tiloissa, jolloin tietoturvallinen tulostuksenhallinta saattaa olla haasteellista. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tulostajan olisi välittömästi tulostuksen aloitettuaan sännättävä tulostimen luokse odottamaan printtejään.

Jos tulostajia on samaan aikaan useita, saattavat tulosteet mennä sekaisin, joka myös osaltaan vaarantaa tietoturvan. Työpisteiden omat monitoimilaitteet ovat usein hankalia ylläpitää ja kustannuksiltaan tehottomia, etenkin jos työntekijöitä on useita.

Miten siis voidaan varmistaa, että vain oikeat ihmiset näkevät heille tarkoitetut dokumentit?

Jotta voitaisiin varmasti välttää riskit tulosteiden joutumisesta vääriin käsiin, tulisi jokaisella työntekijällä olla tulostimeen oma henkilökohtainen pin-koodi, tagi tai sormenjälkitunnustus. Tällöin dokumentin tulostus alkaa vasta silloin, kun tulostaja saapuu tulostimen luokse tagaten itsensä tulostimeen sisään.

Turvatulostamisella voidaan varmistaa, että juuri oikea ihminen on tulostimen ääressä juuri silloin, kun tulostus tapahtuu. Kenelläkään muulla ei ole mahdollisuutta ottaa tulostimesta ulos kenenkään muun tulosteita.

Valitun tulostimen työjonosta pääsee vapauttamaan oman tulosteensa vaikka seuraavana päivänä asiakirjan tulostusjonoon laittamisesta. Tämä poistaa myös sen vaaran, että tärkeät paperit jäisivät yöksi lojumaan työpöydälle, tai veisivät tilaa työpöydän laatikossa. Varsinkin, kun varmaa ei ole, istutko samassa paikassa enää huomenna.

Paikasta riippumaton tulostus

Tärkeiden papereiden kuljettaminen matkustaessa ei ole järkevää, eikä todellakaan tietoturvallista. Perillä kohteessa eri printtereiden ohjelmointi läppäreille ja mobiililaitteille vie turhaa aikaa. Kaikkein helpointahan olisi, jos tulosteen voi lähettää tulostukseen jo kotitoimistolla.

Valmiiksi kaikkiin konsernin koneisiin integroitu järjestelmä vapauttaa tulosteen käyttöön juuri silloin ja siellä, jossa sitä tarvitaan. Turvatulostus ei ole sidottu tietyn merkkisiin tulostimiin, jolloin tietoturvallinen tulostus on integroitavissa moniin eri laitteisiin.

Tieturvallisen tulostamisen järjestelmä perustuu yhteen ainoaan tulostusjonoon, joka yhdistää kaikki järjestelmässä olevat monitoimilaitteet ja tulostimet yhteen. Yrityksessä, jossa on toimipisteitä ympäri Suomen tai maailman, pystytään toimittamaan tuloste tietoturvallisesti toimipisteestä toiseen ilman vaaraa sen joutumisesta matkustuksen tai muun syyn takia vääriin käsiin. Tuloste pysyy tulostusjonossa odottaen noutajaansa.

Tietoturvallisen tulostamisen parhaat annit

Tietoturvallinen tulostaminen takaa käyttäjälleen liikkuvuuden, turvallisuuden sekä kulunvalvonnan. Sen lisäksi, että varmistat yrityksesi paperitulosteiden tietoturvan ja estät niiden joutumista tulostusvaiheessa vieraiden silmiin, pystyt paremmin hallitsemaan tulostamisen aiheuttamia kustannuksia. Jokaiselle työntekijöille voidaan määritellä tulostusbudjetti oman työnkuvan mukaan, jolloin tulostuksenhallinta on helpompaa ja turha tulostaminen vähenee.

DOC tuottaa sopimuksen mukaisesti raportin yrityksen tulostuskäyttäytymisestä, josta tulostamista voidaan seurata esimerkiksi käyttäjittäin, laitteittain, toimipisteittäin jne. Kattavat ja räätälöidyt raportit antavat yrityksille runsaasti tietoa ja keinoja parantaa, tehostaa ja  budjetoida omaa tulostuksenhallintaansa.

Tutustu DOC:n muihin tulostuksenhallintapalveluihin. Näillä palveluilla turvaat, tehostat ja helpotat tulostuksenhallintaa. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme, niin kartoitamme tilanteenne ja katsomme yhdessä, kuinka voimme tehostaa nykytilannetta.

Posted in Digitalisaatio, Tietoturva, Tulostuksenhallinta

Digital Office Company eli DOC on vuonna 1996 perustettu kotimainen yritys, joka tarjoaa nykyaikaisia tiedonhallinnan ratkaisuja eri kokoisille organisaatioille. Toimipisteemme sijaitsevat Espoossa, Lappeenrannassa, Lahdessa, Hämeenlinnassa ja Kouvolassa.

  • etusivu
  • yhteys
  • insights
  • yritys
  • ratkaisut

ota yhteyttä

Linnoitustie 4 A
02600 Espoo
0207 342 480

myynti@digitalofficecompany.fi

seuraa meitä

Evästeet