Kategoria: Tietoturva

Ainahan se on mielessä. Nimittäin työnteon tehostaminen ja ajan säästäminen.

Kun joku toimii, niin se toimii. Toimivaa välinettä on turha vaihtaa, mutta ajoittainen check-up eri prosessien ja järjestelmien toimivuuteen ja tehokkuuteen on aina välillä paikallaan. Kuinka moni työntekijä yrityksessänne toimii sovittujen prosessien mukaisesti? Kuinka monella mikäkin järjestelmä on aktiivisessa käytössä? Tuoko kaikki käytössä olevat dokumenttien hallintajärjestelmät teille lisäarvoa?

Toimivat, helppokäyttöiset ja tehokkaat käytännöt ja prosessit lisäävät myös työntekijöiden työtyytyväisyyttä sekä motivaatiota. Kun työnteko on jouhevaa, eikä sitä keskeytä näennäisesti turhat toimenpiteet kuten yhteydenpito IT-osastoon värin loputtua printteristä (TAAS!), dokumentin kaivaminen kansiosuosta tai tarvittavan tiedon etsimistä sähköposteista ja kansioista, voidaan keskittyä olennaiseen.

Yksi, kaksi, kolme…

Aivan kuten myös isommilla yrityksillä, myös pienemmillä yrityksillä on tarve toimivaan dokumentinhallintaan. Harmillisen usein otetaan käyttöön dokumentinhallintajärjestelmä, joka ei kuitenkaan täysin korvaa vanhaa, vaan käyttöön on tullut vain yksi uusi ylimääräinen tietosiilo. Käsi ylös he, joilla on käytössään verkkolevy, Sharepoint, ehkä myös Dropbox ja vielä joku muu paikka, minne tietoa voi tallentaa? Tietysti työntekijöiden työpöydän ja sähköpostin lisäksi.

Onko silloin ihme, että samasta dokumentista löytyy monta erilaista päivitettyä versiota eri nimillä nimettynä eri järjestelmistä ja kansioista. Saman tiedon uudelleen muokkaaminen uudestaan ja uudestaan vie täysin turhaa aikaa, kuten myös sen viimeisimmän version etsiminen.

Ihmiset ovat erilaisia, toiset tykkäävät äideistä ja toiset tyttäristä. Yksi tallentaa dokumentin sen päivämäärän, toinen asian ja kolmas paikan perusteella. Neljäs etsii samaa tiedostoa tekijän perusteella. Tehokkuus tässä prosessissa loppui jo ennen kuin ehti alkaakaan.

Missä teillä menee eniten aikaa? Miksi? Onko ongelma järjestelmissä vai toimintatavoissa?

Yksi. Ainoa. Tiedonhallintajärjestelmä. Riittää.

Yli osastorajojen kulkeva, automatisoitu, tietoturvallinen ja älykäs asianhallintajärjestelmä ratkaisee monta ongelmaa. Muun muassa käyttöoikeuksien automaattinen hallinnointi varmistaa toimivan ja ajantasaisen tietoturvan ilman manuaalista näpyttelyä. Tietoa ja työnkulkua voi hallita, dokumentteja löytää ja projekteja johtaa paikasta ja ajasta riippumatta. Toimiva ja kattava tiedonhallintajärjestelmä integroituu saumattomasti muun muassa erilaisten ERP ja CRM -järjestelmien kanssa.

Kun koko organisaatio osastosta riippumatta löytää tarvittavat tiedot ja dokumentit nopeasti yhdestä ja samasta järjestelmästä, myös mobiilisti, ollaan jo askeleen edellä.

Tavoitteena paperiton toimisto?

Onko teillä tavoitteena toimisto, jossa tieto ja dokumentit liikkuvat ainoastaan digitaalisessa muodossa? Sen lisäksi että paperin käytön vähentäminen on ekologista, se myös tehostaa työntekoa. Papereiden etsiminen ja säilyttäminen on myös tietoturvariski ja työpöydillä pyörivien arkaluontoisten papereiden hallinnoiminen mahdotonta.

Katso case videomme Lahti Aquan kanssa toteutetusta digitoinnin projektista ja sen prosessista!

 

Vaihtuvat työpisteet ja avokonttorielämä vaatii järjestelmän, johon voidaan luottaa. Aina. Paikasta riippumatta ja mahdollisimman pienillä resursseilla.

Aika on rahaa

Tehokkuus, nopeus, mukavuus ja helppokäyttöisyys. Siinä muutama pointti, jotka puhuvat yhden, kaikkien työntekijöiden käytössä olevan tiedonhallintajärjestelmän puolesta. Metasanoilla löydettävissä olevat dokumentit ja osastorajat ylittävä toiminnallisuus vievät työnteon täysin uudelle tasolle.

Ota yhteyttä myyntiimme niin kartoitetaan yhdessä, millä kaikilla tavoilla saamme teidän yritystoiminnastanne kaiken irti ja mahdollisuuden keskittyä juuri siihen, joka tuo tulosta juuri teille.

Lue lisää digitoinnista ja tiedonhallinnan ratkaisuistamme!

Paperit ovat pyörineet toimistoilla niin kauan kuin paperi ja toimisto ovat olleet olemassa, ja kunnianhimoiset tavoitteet ”paperittomista toimistoista” aiheuttavat henkilökunnassa lähinnä naurun pyrskähdyksiä ja silmien pyörittelyä.

Niin sanotuista paperittomista toimistoista huolimatta on arvioitu, että noin 10-20 % kaikesta paperista päätyy erilaisiin paperiarkistoihin. Tämä tarkoittaa suomalaisessa perustoimistossa jo isoa määrää paperia ja erilaisia dokumentteja, jotka kaikki vaativat tietoturvalliset säilytysolosuhteet.

Meillä ahkerilla ja työtä kaihtamattomilla suomalaisilla on sanonta ”Etsivä löytää”. Totta, saattaa jopa löytääkin, mutta etsimisessä menee aikaa, rahaa ja yleensä myös etsijän hermot. Siirrytään tästä ajatukseen, jossa viisas pääsee vähemmällä. Kuulostaa paremmalta, eikö?

1. Työn tehostaminen

Aikaa kuluu luvattoman paljon hukkaan etsiessä oikeaa dokumenttia. Paperisten arkistojen seasta oikean dokumentin löytäminen on hankalaa, ja niiden skannaaminen vie tuhottoman paljon aikaa itse tuottavalta työltä. Tehoton haahuilu työpaikalla maksaa työnantajalle pitkän pennin – tavoitteenahan kuitenkin on, että jokainen yritykseen palkattu henkilö tekee sitä työtä, johon hänet on palkattu, eikö?

Paperiarkistojen digitoinnin jälkeen sähköinen arkisto voidaan joko integroida yrityksessä jo olemassa olevaan digitaaliseen arkistoon, tai hankkia uusi, kaiken kattava dokumentinhallintajärjestelmä. Digitaalinen arkisto, joka on toimiva, helppo ja nopea käyttää, tehostaa tiedonhallintaa ja työntekoa useilla tunneilla viikossa.

2. Tietoturva

Kuka teillä todellisuudessa tietää missä mikäkin dokumentti on tai ketkä kaikki niihin pääsee käsiksi? Kuinka paperisten arkistojen tietoturva on teillä määritelty? Asia on monimutkainen ja vaikeasti järjestettävissä. Lukitut varastohuoneet, jonne vain auktorisoiduilla henkilöillä on pääsy, ei ratkaise ongelmaa, eikä todellakaan ole kustannustehokasta.

Paperisten arkistojen digitointi mahdollistaa käyttäjäoikeuksien määrittelyn, jolloin tietosuoja on helppo pitää voimassa. Digitaalinen arkisto mahdollistaa dokumenttien löytymisen nopeasti, ja ainoastaan heidän toimesta, joilla on dokumentteihin käyttöoikeus.

3. Tilan säästö

Varastohuonetta toisensa perään, kaappia, hyllyä, laatikkoa ja mappia. Siellä sun täällä tai kohdennetusti vain yhdessä paikassa. Ja taas sitä paperia tulee lisää, jolloin tilataan lisää mappeja ja hyllyjä. Isompia toimitiloja, vuokrattuja varastotiloja ja lista jatkuu. Puhumattakaan tilojen vakuutus-, sähkö- ja lämmityskustannuksista.

Paperien digitointi antaa yrityksille mahdollisuuden muuttaa pienempiin tiloihin tuoden sitä kautta kustannussäästöjä. Kun paperit ovat vanhan, toimimattoman paperiarkiston sijaan järjestettynä toimivaan dokumentinhallintajärjestelmään, ei fyysiselle tilalle ole enää tarvetta. Myös etätyön tekeminen helpottuu, kun dokumentteihin on pääsy paikasta riippumatta.

4. Työtyytyväisyys

Ihminen, joka joutuu päivittäin stressaavien ja turhauttavien työtehtävien eteen, ei ole tyytyväinen työntekijä. Kun tiedon etsiminen on hidasta, sekavaa, eikä tietoa viimeisimmästä päivitetystä versiosta ole, on työntekijällä pieni ahdistus housuissa jatkuvasti.

Tehokkaan dokumentinhallinnan ja paperisten arkistojen digitoinnin avulla tieto on saatavilla sekä helposti, mutta myös ajantasaisena ja päivitettynä. Yhdestä dokumentista on vain yksi, päivitetty versio. Toimiva tiedonhallinta helpottaa kaikkien elämää, nopeuttaa päätöksentekoa ja ajan käyttöä.

”Customers will never love a company, until the employees love it first.” Simon Sinek

Tyytyväiset työntekijät tuottavat enemmän ja ovat lojaaleja työnantajalleen. Myös asiakas huomaa yritykseensä tyytyväisen työntekijän, joka lisää asiakkaan luottamusta yritykseen. Win – win -tilanne.

5. Raha

Tätä kohtaa ei varmastikaan tarvitse enempää esitellä, mutta mikä olisi sellainen yritys, joka ei haluaisi minimoida kustannuksiaan ja löytää kohteita, joista voisi säästää? Paperiarkistojen digitointi ja tehokas dokumentinhallinta säästää rahaa kaikkien edellä mainittujen kohtien osalta, mutta tuo myös välillisiä hyötyjä.

Digitointi on parasta tehdä nyt, ja tehostaa omaa työntekoaan markkinoiden parhaalla dokumentinhallintajärjestelmällä. Parempi myöhään kuin ei milloinkaan on ihan huttua, nopeat syövät hitaat!

Digital Office Company on digitoinnin ammattilainen, ja tarjoaa tiedonhallinnan ratkaisuja pohjautuen innovatiiviseen M-Files -ratkaisuun. Ota meihin yhteyttä, niin keskustellaan yhdessä siitä, kuinka voisimme auttaa sinua tehostamaan työntekoa ja tekemään konkreettisia säästöjä digitoinnin ja tiedonhallinnan avulla!