Tiedonhallinta – suurempi haaste ihmiskunnalle kuin kirjoitustaito
Ihmiskunta on viimeisen parin vuosisadan aikana ottanut niin suuria harppauksia kehityksessä, teknologiassa, taidoissa ja tieteissä, ettemme oikein pysy enää kunnolla perässä. Elämästämme tulee vuosikymmen toisensa jälkeen aina vain haastavampaa ja monimutkaisempaa, vaikka työskentelemme ahkerasti sen eteen, että elämä olisi helpompaa. Uusia ongelmia ja haasteita tulee aina vain uusia, eikä maailma ole koskaan täysin valmis.
Maanviljelyn vallankumous, eli neoliittinen vallankumous noin 10 000 vuotta eaa. oli ihmiskunnalle suuri askel keräilijäyhteisöstä kohti nykyihmistä. Viljelemisen oli tarkoitus helpottaa ihmisen ruoan saantia, mutta muutos keräilijäyhteisöstä maatalouteen katsotaan aiheuttaneen ongelmia esimerkiksi ihmisen ajan käytössä, ruokavalion monipuolisuudessa ja tautien leviämisessä. Kun suuria ihmismääriä keskittyi samaan paikkaan, syntyi yhteiskuntia, joissa ruvettiin tarvitsemaan numerotietoa yhteisön ylläpitämiseen.
Datan lisääntyminen
Miten verotuksesta, maiden omistuksesta, sadon määrästä ja muista yhteiskunnallisista asioista voitiin pitää lukua? Ihmismieli ja -muisti ei enää riittänyt kaiken tämän datan ylläpitämiseen. Noin 3000 vuotta eaa. sumerilaiset kehittivät Mesopotamiassa kirjoitustaidon, jota nykyään kutsutaan nuolenpääkirjoitukseksi. Kirjoitus koostui lähinnä luvuista, joilla kirjattiin ylös savitauluihin yhteiskunnan vaatimia asioita.
Syntyi savitauluarkistoja, joissa työskenteli arkistonhoitajia ylläpitämässä tietoa ja jakamassa sitä tarvitseville kansalaisille. Esiin tulikin uusia ongelmia, vaikka juuri keksitty kirjoitustaito helpottikin sikäläisten elämää.
Mitä jos savitauluarkistoon vuotaa vettä? Onko kansalaisten välisiä sopimuksia ja kauppakirjoja maanomistuksista enää olemassa, jos sopimuksesta kertova savitaulu vahingoittuu? Miten oikea savitaulu edes löytyy suuresta saviarkistosta? Miten asiat luokitellaan?
Asia ehkä huvittaa, kun mietitään ihmisiä jo 5000 vuotta sitten vaeltamassa pitkin savitauluhallia etsimässä oikeaa savitaulua. Todellisuudessahan tämä ei poikkea mitenkään meidän elämästämme vuonna 2000. Arkistonhoitajat vaeltavat edelleen pitkin mappirivejä etsimässä toimistotyöntekijän tarvitsemaa sopimusta.
Mikään ei ole tiedonhallinnan osalta muuttunut 5000 vuoteen.
Tiedosta on tullut ihmisen valtias
Jotkut voivat nyt sanoa, että hah, meillä mitään mappeja ole, me olemme lähes paperiton toimisto, kaikki on digitaalisessa muodossa. Aivan. No löytyykö tieto helposti?
Dokumentit hukkuvat helposti erilaisiin tietoarkistoihin, joihin niitä työnnämme. Organisaatiot hankkivat tietoa hallitakseen aina vain uusia järjestelmiä, johon dokumentteja ja tietoa tallennetaan. Tämä aiheuttaa vain uuden ongelman siitä, ettei uusinta tietoa enää löydä. Työntekijöiltä kuuluu tunteja ylimääräistä aikaa siihen, että etsitään oikeaa dokumenttia. Organisaatioilla onkin keskimäärin kuusi tiedonsäilytyspaikkaa.
Mesopotamialainen arkistonhoitaja ei enää huhuile savitaulujen keskellä, vaan organisaatioiden kansioviidakossa vaeltaakin ihan tavallinen Matti etsimässä viimeisintä versiota viime viikon kokouspöytäkirjasta.
Miten tietoa sitten voidaan hallita?
Tiedonhallinnan ongelma on ollut ihmiskunnan keskuudessa olemassa jo 5000 vuotta. Pikkuhiljaa alamme kuitenkin pääsemään ongelman päälle.
Yhdellä tiedonhallintajärjestelmällä M-filesilla voimme koota kaikki kansiot, tiedonsäilytyspaikat, ja erilaiset organisaation dataa sisältävät järjestelmät yhteen suppiloon. Tuosta suppilosta saadaan dataa ulos metadatan avulla. Käytössä on organisaation oma google, jonka avulla löydetään kaikki haettavaan asiaan liittyvä tieto. Aina päivitettynä ja tietoturvallisesti.
M-files integroituu saumattomasti muun muassa Windowsin käyttöjärjestelmään, jolloin sen käyttöönotto ja tiedonhallinta on Matille ja Sirkallekin helppoa. Esimerkiksi Outlookista saadaan tarvittava tieto liittyen asiakkaaseen tai projektiin helposti drag-and-droppaamalla, jolloin työntekijävaihdokset tai sähköpostin kaatuminen ei aiheuta kriittisen datan katoamista.
Digitaalisen arkiston avulla riski paperien tuhoutumisesta ja kalliiden toimistotilojen kustannuksista katoaa. Paperiarkistojen digitoinnin avulla organisaatioille kriittinen analoginen tieto saadaan digitaaliseen muotoon.
Lue lisää digitoinnin ratkaisustamme täältä.
Jos haluat organisaatiosi kanssa pois Mesopotamiasta, ota yhteyttä asiantuntijoihimme, niin kartoitamme tilanteen yhdessä. Järjestä, löydä ja hallitse. We make IT simple.
Kirjoitukseen otettu inspiraatio kirjailija ja historian professori Yuval Noah Hararin kirjoittamasta teoksesta Sapiens: A Brief History of Humankind.