Löydä

Kun käytössä on organisaatiollesi sopiva tiedonhallintajärjestelmä, kaikki tarvitsemasi tieto on aina tietoturvallisesti saatavillasi ajasta ja paikasta huolimatta. Tästä eteenpäin et joudu enää kysymään sitä, missä tieto on. Riittää, että tiedät, mitä etsit.

Tiedonhaku

Miksi minun organisaationi tarvitsee tiedonhallintajärjestelmän? Mitä hyötyä on tiedonhallintajärjestelmästä?

Kun käytössä on helppo tiedonhaku ja juuri sinun organisaatiollesi räätälöity dokumentinhallintajärjestelmä, tiedostoja on mahdollista etsiä hakusanalla ilman ylimääräisiä mutkia. Kun kirjoitat järjestelmän hakukenttään hakusanan, saat esille kaikki tiedostot, joita hakusana koskee. Alustana tietoturvalliselle dokumentinhallinnalle käytämme M-Files -tiedonhallintajärjestelmää, jonka pohjalta räätälöimme juuri teille sopivan ratkaisun. Järjestelmä huolehtii automaattisesti käyttö- ja lukuoikeuksista ensimäärittelyjen jälkeen. Teille tämä tarkoittaa voitettua aikaa ja säästyneitä hermoja.

Dokumentinhallinta

Missä tiedosto on, kun sitä tarvitaan? Minne se tallennettiin? Millä nimellä? Kuka sitä muokkasi viimeksi? Saanko sen käyttööni myös toimiston ulkopuolella?

Kun dokumentti tallennetaan uuteen paikkaan, siihen määritellään järjestelmän ohjaamana metatiedot, eli hakusanat yhteistyössä meidän ja asiakkaan kanssa. Toimivassa dokumentinhallinnassa tiedostot tallentuvat järjestelmään metadataan pohjautuen. Pystyt etsimään dokumentteja metatietojen lisäksi esimerkiksi dokumentin nimellä ja dokumenttityypin perusteella.

Metatietojen avulla sinun on mahdollista hakea oikea dokumentti mm. nimen, asiakkaan, dokumenttityypin ja avainsanan mukaan. Tietoja voidaan hakea myös dokumenttien sisältä, jolloin löydät kaiken hakemaasi asiaan liittyvän tiedon metatietojen perusteella saatujen osumien perusteella. Tehokkaan paikallisen välimuistin ansiosta tiedostot avautuvat nopeasti jopa silloin, kun verkkoyhteys ei ole paras mahdollinen

Kiinnostuitko dokumentinhallinnasta tai tiedonhallintajärjestelmästä?

Hallitse

Kun sekä tämänhetkiset että tulevat tiedonhallinnan tarpeesi on kartoitettu, varmistamme yhdessä, että räätälöity järjestelmä palvelee organisaatiotasi parhaalla mahdollisella tavalla myös jatkossa. Yhteinen tavoitteemme on, ettei jäsentymätöntä pimeää tietoa enää synny.

Sähköinen allekirjoitus

Miten saan allekirjoitusasioita joudutettua, kun en itse ole paikalla ja tiimi on hajaantunut ympäri maailmaa? Kuinka tehdään sähköinen allekirjoitus?

Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa dokumenttien allekirjoittamisen paikasta riippumatta ja nopeuttaa dokumenttien hyväksyntää. Säästät sekä aikaa että ajokilometrejä. Samaan dokumenttiin voidaan hakea allekirjoitukset usealta eri käyttäjältä.

Palvelussa lisätään dokumentin vastaanottaja, eli allekirjoittaja. Halutessasi allekirjoitussivua ei tarvitse erikseen luoda manuaalisesti. Allekirjoittaja saa sähköpostiinsa ilmoituksen saapuneesta dokumentista, ja kutsun kirjautua palveluun tunnistautumalla. Allekirjoittaja kuittaa dokumentin allekirjoitetuksi, jonka jälkeen dokumentin lähettäjälle tulee ilmoitus allekirjoitetusta asiakirjasta. Helppoa, nopeaa ja yksinkertaista.

Sopimuksenhallinta

Satoja, jopa tuhansia allekirjoitettuja papereita ja mustalla valkoiselle sovittuja asioita. Kuinka päästä asiaan käsiksi kesken neuvottelun tai bisnesmatkan? Kuinka hyödyntää tietoa uusia sopimuksia tehdessä ilman sukellusta arkistoihin?

Paperille tulostetut, kirjoitetut ja mappiin tallennetut sopimukset ovat klassinen esimerkki pimeästä tiedosta, joka kannattaa saattaa valoon ennemmin kuin myöhemmin. Digitaalinen sopimushallinta tarkoittaa sitä, että myös sopimukset tallennetaan hallinnoitavaan tietojärjestelmään. Näin ollen sopimuksen teon eri vaiheita voidaan seurata neuvottelusta allekirjoitukseen, ja järjestelmä muistuttaa asianosaisia sopimusten päättymisestä.

Sopimuksen tiedoista tulee osa organisaatiosi tiedonhallintaa, ja metatietojen avulla ne ovat tietoturvallisesti hyödynnettävissä aina tarvittaessa ajasta ja paikasta riippumatta.

Laadunhallinta

Miten voin seurata, ovatko työntekijät lukeneet tarvittavat laatudokumentit? Millä tavalla pystyn tekemään auditoinnin nopeammin ja helpommin? Kuinka saan automatisoitua työlupien hallinnoinnin ja seurannan?

Laadunhallintajärjestelmän avulla voit helposti hallita erilaisia laatudokumentteja ja prosessikaavioita, henkilöstön koulutusta ja lupia, mahdollisia poikkeamia ja niihin liittyviä toimenpiteitä, erilaisia rekisterejä ja auditointeja.

Saat nopeasti selville, ketkä työntekijöistäsi on suorittanut tarvittavat koulutukset tai lukenut tietyt ohjeet. Järjestelmä lähettää sinulle automaattisesti ilmoituksen tai muistutuksen, kun aikaraja lähenee tai on mennyt umpeen. Työntekijä voi vahvistaa esimerkiksi sähköisellä allekirjoituksella, että tarvittavat ohjeet on käyty läpi.

Auditointia varten et tarvitse enää suuria etukäteispanostuksia resursseineen, vaan pystyt hoitamaan ne milloin tahansa. Laadunhallintajärjestelmällä tehostat ja yksinkertaistat laatuun ja vaatimusten mukaisuuteen liittyvien dokumenttien, tiedon ja prosessien hallintaa ja kehittämistä. Helpolla ja monipuolisella järjestelmällä tehostat prosesseja ja eri toimintoja.

Haluatko kuulla tarkemmin, millaisia laadunhallinnan ratkaisuja meillä on tarjota juuri sinun organisaatiollesi?

Tulostuksenhallinta

Paperiarkistot on nyt digitoitu ja tiedonhallintajärjestelmä käytössä. Hienoa. Mutta koska tulostamme jonkin verran edelleen, kuinka voin tehostaa organisaationi tulostuksenhallintaa? Tai mitä teen, kun pöydälleni saapuu paperi, enkä halua enää pimeää tietoa?

Tulostuksenhallinnan palvelumme räätälöidään aina organisaatiosi tarpeisiin sopivaksi. Se sisältää aina älykkään työnkulun skannauksessa, eikä pimeää tietoa tällöin enää synny. Lisäksi laitteiden toiminta varmistetaan etävalvonnan avulla – myös monimerkkiympäristössä.

Älykäs työnkulku antaa sinulle mahdollisuuden skannata dokumenttisi suoraan haluttuun järjestelmään. Tiedostojen nimeämisestä ei tarvitse enää huolehtia – järjestelmä hakee myös metatiedot automaattisesti. Kaikki tämä lisää työnteon tehokkuutta mittaamattoman paljon.

Tuomme ja asennamme laitteet teidän määritystenne mukaisesti. Hoidamme myös laitteen koko elinkaaren ajan sen huollon ja toimitamme tarvikkeet automaattisesti.

Toimiva tulostuksenhallinta tekee luotettavan ja tietoturvallisen tulostusympäristön.

Kiinnostuitko paremmin toimivista sähköisistä palveluista?

 

 

Haluatko tietää lisää? Ota meihin yhteyttä.

Haluatko pysyä mukana tiedonhallinnan valtavirrassa?