Dokumentinhallinta

Missä tiedosto on, kun sitä tarvitaan? Minne se tallennettiin? Millä nimellä? Kuka sitä muokkasi viimeksi? Saanko sen käyttööni myös toimiston ulkopuolella?

Kun dokumentti tallennetaan uuteen paikkaan, siihen määritellään järjestelmän ohjaamana metatiedot, eli hakusanat yhteistyössä meidän ja asiakkaan kanssa. Toimivassa dokumentinhallinnassa tiedostot tallentuvat järjestelmään metadataan pohjautuen. Pystyt etsimään dokumentteja metatietojen lisäksi esimerkiksi dokumentin nimellä ja dokumenttityypin perusteella.

Metatietojen avulla sinun on mahdollista hakea oikea dokumentti mm. nimen, asiakkaan, dokumenttityypin ja avainsanan mukaan. Tietoja voidaan hakea myös dokumenttien sisältä, jolloin löydät kaiken hakemaasi asiaan liittyvän tiedon metatietojen perusteella saatujen osumien perusteella. Tehokkaan paikallisen välimuistin ansiosta tiedostot avautuvat nopeasti jopa silloin, kun verkkoyhteys ei ole paras mahdollinen.

dokumentinhallinta
dokumentinhallinta
dokumentinhallinta

Laadunhallinta

Miten voin seurata, ovatko työntekijät lukeneet tarvittavat laatudokumentit? Millä tavalla pystyn tekemään auditoinnin nopeammin ja helpommin? Kuinka saan automatisoitua työlupien hallinnoinnin ja seurannan?

Laadunhallintajärjestelmän avulla hallitset erilaisia laatudokumentteja ja prosessikaavioita, mahdollisia poikkeamia ja niihin liittyviä toimenpiteitä, erilaisia rekistereitä ja auditointeja sekä henkilöstön koulutusta ja lupia. Helppokäyttöinen ja monipuolinen M-Files auttaa sinua tehostamaan ja kehittämään kaikkia laadunhallintaan liittyviä prosesseja, tietoja ja dokumentteja.

dokumentinhallinta

Projektinhallinta

Projektien tehokas läpivienti vaatii koko tiimin pääsyä projektin tietoihin, työnkulkuihin sekä ajan tasalla oleviin dokumentteihin paikasta riippumatta. Vanhanaikainen ja tehoton kansiorakenteinen projektinhallinta saattaa aiheuttaa kriittisten tietojen hajautumista, vääriin paikkoihin arkistoimista, epäloogisia kaksoiskappaleita sekä hidasta tiedon paikantamista.

M-Files Projektinhallinnan valmiiden dokumenttipohjien ja metatietojen ansiosta projektiin liittyvien dokumenttien luonti on yhtenäistä, kaikki tarvittavat tiedot tulee täytettyä sekä käyttöoikeudet kerralla oikein. Kaikkia dokumentteja löytyy ainoastaan yksi kappale, niiden versionhallinta on helppoa, kommentointi mahdollista myös eri sidosryhmien kesken sekä tiedon jakaminen on nopeaa ja tietoturvallista. Metatietojen ansiosta dokumentit löytyvät hakusanalla — ei enää tarvetta etsiä tärkeää tietoa eri paikoista.

M-Files projektinhallinta tukee koko projektin elämänkaarta aloituksesta sulkemiseen lisäten ajankäytön maksimointia ja vähentäen riskejä.

HR

Perehdytyksestä ja koulutuksista suoritusarviointiin ja jatkuvaan urakehitykseen – työntekijöiden osaamisen tehokkaalla hallinnalla mahdollistetaan jatkuva kehitys ja operatiivisen tiedon maksimointi.

M-Filesin avulla pystyt parhaalla mahdollisella tavalla hallitsemaan, ylläpitämään ja seuraamaan työntekijöihin ja henkilöstöön liittyviä tietoja, asiakirjoja ja tietueita. Se standardoi ja automatisoi HR:n dokumentointia ja prosesseja säästäen siten aikaa rutiinitehtäviltä, vähentäen virheiden mahdollisuuksia ja helpottaen tiedonhallintaa. Valmiilla dokumenttipohjilla, tehtävänannoilla, työnkuluilla ja automatisoiduilla ilmoituksilla varmistetaan toimiva henkilöstönhallinta.

Hallitse koko työsuhteen elinkaarta tehokkaasti:

  • Työsuhteen aloitus – Hallinnoi ja käsittelee työnkuvia, työhakemuksia sekä mahdollisiin testeihin liittyviä dokumentteja. Myös sähköinen allekirjoitus.
  • Suorituskyvyn arviointi – Yksinkertaista vuotuisten kehityskeskustelujen hallintaa.
  • Koulutus ja kehittäminen – Hallitse ja seuraa ammatillista kehitystä ja sertifikaatteja.
  • Tietueiden hallinta – Hallinnoi ja säilytä työntekijöiden tietueita täydellisen tarkastuslokin ja versiohistorian avulla.

M-Files on täysin integroitavissa jo olemassa oleviin HRMS ja HRIS järjestelmiin; saat tietoturvallisesti täyden pääsyn ja 360 näkymän tarvittaviin dokumentteihin sekä tietoihin paikasta ja laitteesta riippumatta.

Mobiiliominaisuudet

M-Files on kaikilla mobiililaitteilla yhtä toimiva ja tehokas kuin tietokoneellakin. Dokumenttien tallennus, tarkastelu, muokkaus ja jakaminen onnistuu samalla tavalla laitteella kuin laitteella myös kentällä. Tämä tarkoittaa sinulle tehokasta ja tietoturvallista tiedonhallintaa missä ja milloin vain.

Tieto aina tietoturvallisesti käytettävissä kun sitä tarvitaan. Ei enää liiketoiminnallisesti kriittisten dokumenttien, kuittien tai sopimusten säilytystä työntekijöiden sähköpostissa tai jakamista sekalaisissa kanavissa.

Mobiiliratkaisut on rakennettu kevyemmin html5 päälle, jolloin käyttäminen on kevyttä ja nopeaa. Mobiilin kautta käytössäsi on myös muut M-Filesin tarjoamat lisäpalvelut ja laajennukset, kuten sähköinen allekirjoitus ja skannausratkaisut. Ei tarvetta hakeutua lähimmälle monitoimikoneelle tulostamaan ja skannaamaan. Kaikki hoituu mobiilisti kentällä, helposti ja nopeasti.

Mobiililla saat hoidettua myös erilaisen datan tuonnin, sähköpostista tallentamisen, Sharepointin käytön sekä erilaiset lomakkeet. Helppoa ja nopeaa.

Miksi DOC?

DOCin olemassaolon syy on tiedonhallinnan ongelmien ratkaiseminen. Olemme nähneet lukuisten organisaatioiden painivan samojen ongelmien kanssa. Uskomme, että onnistunut ja tietoturvallinen tiedonhallinta on avain parempaan ja tuloksellisempaan liiketoimintaan.  Meille on kunnia-asia sitoutua tukemaan asiakkaidemme liiketoiminnan parantamista.

dokumentinhallinta
dokumentinhallinta
yhteystietolomake doc

Haluatko tietää lisää? Ota meihin yhteyttä.

Haluatko pysyä mukana tiedonhallinnan valtavirrassa?

Lue lisää tiedonhallinnasta

Kannattaako tiedonhallinta?

Tiedonhallinta on asia, joka on nykyään aina vain enemmän ja enemmän yritysjohtajien tiedossa hyötyä tuottavana kehityskohteena, mutta kuinka paljon hyötyä siit...

Tiedonhallinta on asia, joka on nykyään aina vain enemmän ja enemmän yritysjohta...

lue lisää

Dokumentinhallinnalla tehoa etätyöhön

Elämme tällä hetkellä poikkeuksellisia aikoja, jotka vaikuttavat kaikkien suomalaisten elämään tavalla tai toisella. Suuri osa tietotyöläisistä on vetäytynyt et...

Elämme tällä hetkellä poikkeuksellisia aikoja, jotka vaikuttavat kaikkien suomal...

lue lisää

Digital Office Company M-Filesin Premium Partneriksi!

Digital Office Companysta M-Filesin Premium kumppani 2020!...

Digital Office Companysta M-Filesin Premium kumppani 2020!...

lue lisää

HR prosesseihin sujuvuutta tiedonhallinnalla

Työelämä muuttuu jatkuvasti, nykypäivänä nopeammin kuin koskaan aiemmin. Teknologian mahdollistamana etätyö on enemmän sääntö kuin poikkeus – työaikojen joustav...

Työelämä muuttuu jatkuvasti, nykypäivänä nopeammin kuin koskaan aiemmin. Teknolo...

lue lisää

Kilpailukykyä yhdellä tiedonhallintajärjestelmällä

Ainahan se on mielessä. Nimittäin työnteon tehostaminen ja ajan säästäminen. Kun joku toimii, niin se toimii. Toimivaa välinettä on turha vaihtaa, mutta ajoitta...

Ainahan se on mielessä. Nimittäin työnteon tehostaminen ja ajan säästäminen. Kun...

lue lisää

Miten tietoa hallitaan organisaatioissa?

Organisaatioiden keinot hallita yritykselle kriittistä dataa ovat hyvin keskeisessä osassa melkeinpä kaikissa liiketoimintaprosesseissa. Päivästä toiseen ja vii...

Organisaatioiden keinot hallita yritykselle kriittistä dataa ovat hyvin keskeise...

lue lisää